Buchhaltung für Selbstständige

Jeder Selbstständige in Deutschland muss sich um seine Buchhaltung kümmern. Alle Geschäftsvorgänge müssen organisatorisch erfasst werden. Die Buchhaltung schließt alle Prozesse und Systeme ein, die Buchführung effizient und gesetzeskonform zu gestalten. Buchhaltungstools helfen dabei , den Überblick zu behalten und ein Unternehmen erfolgreich zu führen.

Was kann ich als Betriebsausgabe absetzen?

Arbeitnehmer können in Deutschland arbeitsspezifische Ausgaben als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Setzen Selbstständige entsprechende Kosten steuerlich ab, wird von Betriebsausgaben gesprochen.

Im Prinzip lassen sich alle mit der Tätigkeit in Verbindung stehenden Aufwendungen als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Dazu zählen:

• Bürokosten
• Telefon- und Internetkosten
• Lohnzahlungen für Mitarbeiter
• Reisekosten
• Bewirtungskosten
• Fortbildungskosten
• Fahrtkosten

Wie organisiere ich meine Belege GoBD-konform?

Erscheint das Kürzel GoBD, geht es darum, Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen ordnungsgemäß zu führen und aufzubewahren. Diesen vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen Richtlinien haben Selbstständige Folge zu leisten. Die Regelung betrifft die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten.

Um den Vorgaben zu entsprechen, müssen Selbstständige ihre Belege fristgerecht erfassen, digitalisieren, sofern dies möglich ist, und in einem eindeutigen und nachvollziehbaren System ablegen. Die unveränderbare Archivierung muss gewährleistet sein und es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dieser Vorgang lässt sich durch die Nutzung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems vereinfachen. Derartige Tools ermöglichen die Ausstellung rechtssicherer E-Rechnungen und eine direkte Kommunikation mit dem Steuerbüro.

Wie funktioniert das mit der Voranmeldung und der Kleinunternehmerregelung?

Unternehmen sind dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuervoranmeldung durchzuführen. Dabei erhält das Finanzamt wichtige Informationen über aktuelle Umsätze und ermittelt die entsprechenden Vorsteuerbeträge. Die Zahlungen für die Umsatzsteuervoranmeldung können monatlich oder vierteljährlich erfolgen. Selbstständige erhalten dadurch mehr finanzielle Planbarkeit und Zahlungsschwierigkeiten am Ende des Geschäftsjahres wird entgegengewirkt.

Durch die Kleinunternehmerregelung laut § 19 Umsatzsteuergesetz ist eine Vereinfachung gegeben, die Unternehmer mit geringem Umsatz steuerlich entlastet. Es wird keine Vorsteuer fällig. Mit der Einkommensteuererklärung muss lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung eingereicht werden.

Hinweis: Als Kleinunternehmer gilt, wer im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 25.000 Euro verdient hat und im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz hat.

Wie plane ich meine Steuerlast und lege Geld für Vorauszahlungen zurück?

Viele Selbstständige verdienen übers Jahr nicht schlecht. Wird vergessen, Geld für den Fiskus zurückzulegen, kann die Steuerlast am Jahresende schnell zu finanziellen Engpässen führen und Existenz und Fortbestand des Unternehmens gefährden.

Um den Steuerverpflichtungen ohne Probleme nachkommen zu können, sollte ein monatlicher Betrag zurückgelegt werden.

Tipp: Als Faustregel gilt, zwischen 25 und 35 Prozent des Gewinns für die Begleichung der Steuern zurückzulegen.

Selbstständige sollten sich diesen Betrag vormerken.

Er dient der Deckung von:

• Einkommenssteuer
• Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung ausgenommen)
• Gewerbesteuer (wenn ein Gewerbe angemeldet wurde)

Beispiel: Wer im Monat 2.000 Euro Gewinn erzielt, sollte mindestens 500 Euro (25 Prozent) zurücklegen. Ist die Steuerlast relativ hoch, sollte mit bis zu 700 Euro kalkuliert werden.

Zu Beginn der Selbstständigkeit lässt sich dies schlecht pauschalisieren, da die Einkünfte eher unregelmäßig sind. Wer seinen Gewinn in regelmäßigen Abständen mit guter Buchführung  überprüft , hat die Möglichkeit, seine Rücklagen entsprechend anzupassen. Werden Vorauszahlungen geleistet, ist es von Vorteil, die Summe etwas höher anzusetzen. Am Jahresende ist es an der Zeit, mithilfe eines Steuerrechners eine neue Kalkulation für die Steuerrücklagen im Folgejahr aufzustellen.

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