Digitale Zeiterfassung im Handwerk
Die digitale Zeiterfassung erleichtert die Lohnabrechnung und bietet einen guten Überblick darüber, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat. Sie informiert über Überstunden und über Fehlzeiten. Auch Handwerker, die unterwegs bei den Kunden sind, können die digitale Zeiterfassung vornehmen, indem sie eine App für das Smartphone nutzen. Verschiedene Softwarelösungen erleichtern die digitale Zeiterfassung im Handwerk und sind für Unternehmen unterschiedlicher Größe verfügbar.
Ist die digitale Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte bereits 2019 beschlossen, dass in den Mitgliedsstaaten der EU eine zuverlässige Arbeitszeiterfassung vorgenommen werden muss. Das Bundesarbeitsgericht entschied mit dem Urteil vom 13. September 2022, dass auch deutsche Arbeitgeber zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet sind. Dabei geht es jedoch nicht um die digitale Zeiterfassung. Es kommt darauf an, dass Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit erfasst werden.
Ein Gesetz, das die Zeiterfassung vorschreibt und Rahmenbedingungen sowie Konsequenzen bei Zuwiderhandlungen festlegt, gibt es aktuell noch nicht. Auch Handwerksbetriebe sollten die Arbeitszeit für ihre Mitarbeiter erfassen. Aktuell liegt ein Gesetzentwurf vor.
Die aktuelle Rechtsgrundlage für die Erfassung der Arbeitszeit ist das Arbeitsschutzgesetz. Mit der Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Überstunden soll sichergestellt werden, dass die Mindestruhezeiten eingehalten und die geltenden Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden.
Handwerksbetriebe sind zur Arbeitszeiterfassung für ihre Mitarbeiter, aber nicht zur digitalen Zeiterfassung verpflichtet. Die Betriebe können selbst entscheiden, auf welche Weise sie die Arbeitszeiterfassung vornehmen.
Gesetzentwurf sieht elektronische Zeiterfassung vor
Der aktuelle Gesetzentwurf sieht vor, dass Unternehmen die Arbeitszeit elektronisch erfassen. Nur für tarifgebundene Unternehmen und für Kleinbetriebe mit nicht mehr als zehn Mitarbeitern gelten Ausnahmen. Gegenwärtig können Unternehmen die Arbeitszeit noch mit Stundenzetteln aus Papier oder mit Excel-Tabellen erfassen.
Handwerksbetriebe sind durch spezielle strukturelle Eigenschaften gekennzeichnet, sodass viele Betriebe der Branche nicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet sein werden. Eine digitale Zeiterfassung ist dennoch sinnvoll.
Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung im Handwerk?
Da Handwerker häufig unterwegs auf Baustellen oder bei den Kunden sind, kann die digitale Zeiterfassung über eine App für mobile Geräte erfolgen. Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die auch als App verfügbar sind. Die Handwerker nutzen ihr mobiles Gerät und erfassen die Arbeitszeit selbst über die App. Sie müssen keine Stundenzettel in Papierform mehr ausfüllen, die sie dann im Büro abgeben.
Abhängig von der jeweiligen Softwarelösung ermöglicht die App für die digitale Zeiterfassung noch mehr:
- Urlaubsanträge stellen
- Überblick über den noch vorhandenen Resturlaub für jeden Handwerker
- Eintragen von Schulungstagen
- Dokumentation von Fortschritten auf der Baustelle
- Einpflegen von Sicherheitseinweisungen aus dem Büro
Die App ist mit dem System im Büro des Handwerksbetriebs vernetzt. In Echtzeit werden die Angaben über die App an das Büro übermittelt. So sind die Mitarbeiter im Büro sofort darüber informiert, welche Handwerker auf welchen Baustellen tätig sind und ob sie zur Arbeit erschienen sind.
Die Mitarbeiter werden über ihre App auch direkt über die geleistete Arbeitszeit informiert und erhalten Angaben über Überstunden oder Fehlzeiten. So ist es möglich, Überstunden abzubauen und Fehlzeiten auszugleichen.
Was ist bei der digitalen Zeiterfassung im Handwerk zu beachten?
Die Mitarbeiter müssen im Umgang mit der App geschult werden, damit sie die Zeiterfassung vornehmen können. Die App sollte daher intuitiv gestaltet und leicht bedienbar sein, damit Fehler bei der Arbeitszeiterfassung möglichst ausgeschlossen werden. Wichtig ist auch, dass die Stundenabrechnung gesetzeskonform erfolgt. Die App für die digitale Zeiterfassung sollte mit GPS arbeiten, sodass auch der Standort des Mitarbeiters erfasst werden kann.
Herausforderung/Anforderung | Lösung/Maßnahme |
Kein Internet auf Baustellen | Arbeitszeiterfassung offline möglich, Spätere Übermittlung der Daten (via Internet) |
Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen | |
Datensicherheit (Cloud) | Schutz vor Verlust und unberechtigtem Zugriff |
Zugriffsberechtigungen | Passwortschutz für verantwortliche Mitarbeiter im Büro |
Software für die digitale Zeiterfassung im Handwerk
Eine Software ist Voraussetzung für die digitale Zeiterfassung im Handwerk, doch kommt es für die Handwerksbetriebe darauf an, die für sie geeignete Softwarelösung zu finden. Es gibt Softwarelösungen für Betriebe unterschiedlicher Größe und für verschiedene Branchen. Die Software kann branchenspezifisch sein. Sie kann verschiedene Funktionen bieten und die Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter, aber auch für Teams ermöglichen.
Häufig ist die Software für die digitale Zeiterfassung im Handwerk modular verfügbar. Handwerksbetriebe können einzelne Module miteinander kombinieren und die Software individuell zusammenstellen.
Die Software für die digitale Zeiterfassung kann auch mit einem Modul für die Urlaubsverwaltung verknüpft werden. Die Mitarbeiter können damit ihre Urlaubsanträge einreichen. Der aktuelle Urlaubsanspruch wird aktuell berechnet. So lassen sich Fehler bei der Urlaubsabrechnung vermeiden.
Entsprechende Module sind häufig auch verfügbar, um Daten an den Steuerberater zu übermitteln. So sparen sich Handwerksunternehmen Zeit und müssen nicht erst die Daten für den Steuerberater aufbereiten.
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