Digitalisierung von Daten – Vorteile und Grenzen

Aus Gründen der Nachhaltigkeit, um auf Papier und viel Platz für die Aufbewahrung zu verzichten, aber auch, um einen schnellen Zugriff zu ermöglichen, werden Daten immer häufiger digitalisiert. Die digitalisierten Daten gehen nicht mehr verloren.

Die Digitalisierung von Daten hat viele Vorteile, ist aber nicht für alle Dokumente möglich. Moderne Technologien und Texterkennungsprogramme wie OCR erleichtern die Digitalisierung.

Was ist Datenerfassung?

Bei der Datenerfassung handelt es sich um die Erfassung von Informationen, um sie später zu verarbeiten und auszuwerten. Die erfassten Daten stehen für Dokumentationen und Analysen von Vorgängen zur Verfügung. Die Daten werden aus verschiedenen Quellen gewonnen, beispielsweise durch Messungen, mit Analysetools, aber auch durch Befragung von Personen.

Die Datenerfassung dient verschiedenen Zwecken:

• Aufrechterhaltung der Integrität der Forschung
• Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen
• Analyse des Kaufverhaltens der Kunden
• Qualitätssicherung

Die Datenerfassung erfolgt auf verschiedene Weise. Von Personen werden viele Daten gesammelt, ohne dass die Personen wissen, dass Daten von ihnen aufgezeichnet werden. Das ist beispielsweise bei der Bestellung in Onlineshops oder beim Besuch verschiedener Webseiten der Fall. Cookies und verschiedene Analysetools analysieren die Zahl der Besucher von Webseiten und das Suchverhalten der Nutzer.

Die erfassten Daten werden archiviert. Im digitalen Zeitalter ist die Digitalisierung die häufigste Methode für die Archivierung.

Warum ist die Digitalisierung von Unterlagen sinnvoll?

Die Digitalisierung macht das Büro umweltfreundlicher und nachhaltiger, da sie ein wichtiger Schritt bei der Umstellung zum papierlosen Büro ist. Sie spart Zeit und Arbeit. Die Dokumente liegen bereits in digitaler Form vor und erfordern kein langes Suchen. Mit diesen Dokumenten können die Nutzer nahtlos an Geschäftsprozesse und digitale Verfahren von Behörden anknüpfen.

Die Digitalisierung spart Kosten, da weniger Platz für die Archivierung von Dokumenten erforderlich ist und weniger Papier benötigt wird. Zunächst erfordert die Digitalisierung Investitionen in die entsprechende Technik. Da aber die Arbeit erleichtert und Prozesse in der Verwaltung sowie in anderen Bereichen rationalisiert werden, amortisieren sich die Investitionen schon bald.

Die Dokumente können zentral abgelegt werden. Damit wichtige Daten geschützt sind, werden für die Mitarbeiter Zugangsberechtigungen festgelegt.

GoBD-konforme Digitalisierung

Die Digitalisierung von Dokumenten muss GoBD-konform erfolgen. GoBD ist eine Abkürzung und umfasst die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Unterlagen und Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff.

Alle Unternehmen, die Daten digitalisieren, müssen diese Grundsätze beachten. Dabei geht es um:

• Dokumentation des Scanvorgangs
• sichere Archivierung
• Unveränderbarkeit der digitalen Dokumente mit Aufbewahrungspflicht

Verschiedene Dokumente müssen rechtssicher archiviert werden. Auch dafür ist die Digitalisierung möglich. Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, können die Dokumente in einem elektronischen Safe abgelegt werden. Die Dokumente können auch eine elektronische Signatur erhalten. Zuvor muss die Identität des Unterzeichners authentifiziert werden.

Vorteile der Digitalisierung von Daten

Die Vorteile der Digitalisierung auf einen Blick:

• schneller und ortsunabhängiger Informationsfluss
• Zugriff auf die jeweils aktuelle Version, wenn mehrere Mitarbeiter in die Prozesse involviert sind
• mehr Effizienz und weniger Fehlerquellen
• Änderungen an Dokumenten, mit denen gearbeitet wird, lassen sich transparent nachverfolgen
• Einsparung von Platz und Kosten für die Archivierung der Dokumente
• automatische Archivierung ermöglicht korrekte Zuordnung der Dokumente
• Verbesserung von Workflow und Geschäftsprozessen

Dokumente und Daten, die digitalisiert werden können

In zahlreichen Unternehmen und Behörden werden inzwischen Dokumente digitalisiert. Die Digitalisierung erfasst immer mehr Bereiche in Wirtschaft, Verwaltung und im täglichen Leben, da sie Prozesse erleichtert.

Digitalisiert werden vor allem:

• Rechnungen
• Kaufbelege
• Buchhaltungsunterlagen
• Jahresabschlüsse
• Verträge
• technische Unterlagen
• Versicherungspolicen
• Personalakten

In der Buchhaltung spart die Digitalisierung Zeit und erleichtert den Zugriff auf Dokumente. Die relevanten Zahlen stehen schnell zur Verfügung.

Welche Unterlagen dürfen nicht digitalisiert werden?

Die Digitalisierung ist für alle Arten von Unterlagen möglich, doch müssen verschiedene Unterlagen rechtssicher und unveränderbar digitalisiert werden. Die Aufbewahrung in Papierform ist bei vielen Arten von Unterlagen nach der Digitalisierung nicht mehr notwendig.

Die Digitalisierung kann auch bei Urkunden und anderen wichtigen Dokumenten erfolgen, wenn sie rechtssicher ist. Verschiedene Unterlagen dürfen nach der Digitalisierung nicht vernichtet werden, da sie weiterhin in Papierform vorliegen müssen:

• Notarverträge und Urkunden
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Dokumente mit Wasserzeichen
• Unterlagen mit Original-Unterschriften
• Zollanmeldungen

Was ist OCR beim Scannen?

Die Digitalisierung erfolgt durch Scannen. Moderne Technologien ermöglichen die Digitalisierung von Dokumenten innerhalb weniger Minuten. Eine solche Technologie ist OCR, was Optical Character Recognition, also optische Zeichenerkennung, bedeutet. Dabei handelt es sich um eine Technologie zur Texterkennung.

Mit OCR können gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in durchsuchbare und bearbeitbare Dateien umgewandelt werden. Ein Scanner kann lediglich Bilder von solchen Dokumenten erstellen. Zusätzlich ist eine OCR-Software erforderlich, die dafür sorgt, dass die Dateien weiterverarbeitet werden können. Die OCR-Software erkennt Buchstaben in den Bildern und setzt sie zu Wörtern und Sätzen zusammen.

Die Software analysiert die Struktur der Dokumentabbildung und unterteilt die Dokumente in einzelne Elemente wie Text, Tabellen und Bilder. Die eingescannten Dokumente werden zu digitalen Textdokumenten. Es gibt bereits verschiedene OCR-Programme, doch sie funktionieren nach dem gleichen Prinzip. Die Software vergleicht Zeichensätze mit den Vorlagen in einem hinterlegten Katalog.

Für eine effektive Digitalisierung von Daten wird zunehmend auf maßgeschneiderte Individualsoftware zurückgegriffen. Diese ermöglicht eine spezifische Anpassung an die Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer Organisation. Individualsoftware kann Prozesse optimieren und die Effizienz steigern, indem sie genau auf die vorhandenen Abläufe und Anforderungen zugeschnitten ist. Durch die Integration von Individualsoftware können Unternehmen ihre Datenerfassung und -verarbeitung weiter verbessern, indem sie gezielt auf ihre individuellen Anforderungen eingehen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter bitkollegen.de .

weiterführende Links:

→ Infos zur elektronischen Gesundheitskarte: aloaha.com
→ News zum Thema Digitalisierung: nydus.org
→ Document Scanning, OCR & Datenextraktion: sdk.docutain.com

Bildquelle: depositphotos.com