Büroorganisation in Unternehmen

Jedes Unternehmen muss unabhängig von seiner Größe und seinem Zweck gut organisiert sein. Manchmal drängt sich der Gedanke auf, dass das Sprichwort „Ordnung ist das halbe Leben" von einem Geschäftsführer erfunden wurde. Immerhin lässt sich viel Zeit sparen, wenn jedes Büro gut organisiert und strukturiert ist. Um das zu erreichen, stehen viele Ideen zur Verfügung.

Was bedeutet Büroorganisation?

Zum Thema Büroorganisation zählt im Grunde genommen alles, was in einem Betrieb abläuft. Deshalb werden unter diesem Begriff nachfolgende Tätigkeiten zusammengefasst:

• Büroverwaltung
• Mitarbeiterkommunikation
• Gestaltung der Büroflächen
• Unternehmensstruktur
• Personalverwaltung
• Ablauf aller Tätigkeiten
• Inventur

Diese Tätigkeiten zeigen deutlich, dass eine Büroorganisation in jedem Unternehmen nötig und auch möglich ist: Nicht nur große Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, sondern auch Solo-Selbstständige benötigen eine gut strukturierte Unternehmensorganisation, um keinen zeitlichen oder gar finanziellen Nachteil zu erleiden.

Wie kann man sein Büro organisieren?

Jedes Büro lässt sich organisieren, indem beispielsweise mehrere Bereiche kreiert werden, in denen Experten arbeiten: Sekretärin, Personalführung, Buchhaltung und eventuell eine Warenverwaltung. Kleine Unternehmen benötigen in der Regel nur eine Sekretärin und eine Fachkraft für allgemeine Verwaltungstätigkeiten.

Wichtig hierbei ist, dass alle Bereiche streng voneinander getrennt werden, damit nicht nur der Inhaber des Unternehmens einen Überblick erhält. Es ist ebenfalls enorm wichtig, alle Unterlagen getrennt voneinander aufzubewahren. Dadurch werden alle benötigten Unterlagen schnell gefunden und im Falle einer Überprüfung durch externe Stellen fällt erneut weniger Zeitaufwand an.

Um solch eine Ordnung zu erzielen, gibt es im Fachhandel zahlreiche Ordnungssysteme, dank derer alle Unterlagen innerhalb kürzester Zeit gefunden werden. Abgesehen von der Papierablage gibt es zudem digitale Lösungen, die zugleich Platz sparen. Damit kann jedes Unternehmen sicher sein, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden können. Immerhin hat nicht jedes Unternehmen so viel Platz, wie für die Aufbewahrung aller Geschäftsunterlagen benötigt wird.

Tipp: Arbeitet ein Unternehmen mit einem Steuerberater zusammen, sollte Ordnung an erster Stelle stehen. Das erleichtert nicht nur die Arbeit – ein eventueller Steuerprüfer ist ebenfalls zufriedener und geht eventuell weniger ins Detail.

Wie strukturiert man ein Unternehmen?

Eine sinnvolle Unternehmensstruktur ist aus mehreren Gründen heraus notwendig:

• Kunden und Geschäftspartner finden sich schneller zurecht und müssen nicht lange nach dem richtigen Mitarbeiter suchen
• alle Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, wodurch erneut Arbeitszeit gespart wird

Eine klar definierte und vor allem kurze Hierarchie erleichtert allen das Leben und erhöht die Arbeitseffizienz. Deshalb sollten alle Arbeitsabläufe klar festgelegt werden, damit niemand grundlos für Nachfragen Arbeitszeit verliert.

Ein Blick auf große Unternehmen zeigt deutlich, wie das funktionieren kann. Viele setzen die Büros in verschiedene Etagen, sodass sich zusätzlich die Arbeitswege verkürzen. Trotzdem wird immer eine klare Beschriftung der Büros und Räume notwendig sein. Dahinter steht auch das Problem der Inventur, die von jedem bilanzpflichtigen Unternehmen ausgeführt werden muss.

Wichtig: Jeder, der laut Gesetz eine Bilanz erstellen muss, muss auch eine Inventur durchführen. Ausgenommen hiervon sind Einzelkaufleute, deren Gewinn unter 60.000 Euro und deren Umsatz unter 600.000 Euro liegt.

Wie organisiere ich eine Inventur?

Wer ist bilanzpflichtig und wer muss deshalb eine Inventur durchführen? Hierzu zählen in erster Linie alle Kapitalgesellschaften, Kaufleute und Personengesellschaften, die eine OHG oder KG darstellen. Diese lästige Aufgabe muss jedes Jahr ausgeführt werden, da über die Inventur das komplette Geschäftsvermögen in die Bilanz aufgenommen wird.

Früher wurden Unternehmen für mehrere Tage geschlossen, damit mehrere Mitarbeiter die Inventur durchführten. Heute geht es wesentlich einfacher, wenn zum Beispiel eine Inventarsoftware eingesetzt wird. Diese Software nimmt alle Büromöbel, IT-Equipment, Werkzeug und auch den Warenbestand auf. Doch welche Vorteile bringt solch eine Software mit sich? Die wichtigsten Vorteile lauten:

Eine Software erfasst jeden Gegenstand und kann diesen der entsprechenden Stelle zuordnen. Das gelingt jedoch nur, wenn das Unternehmen richtig strukturiert wurde.

Werden alle Gegenstände dem richtigen Bereich zugeordnet, lassen sie sich wesentlich einfacher verwalten. Verkäufe oder Zukäufe werden ebenfalls den richtigen Bereichen und somit Kostenstellen zugeordnet.

Über die Software kann festgelegt werden, welche Mitarbeiter Zugriff zur Inventur haben. So kann auch der Wert eines Gegenstandes jederzeit ermittelt werden.

Arbeiten in einem Unternehmen Außendienstmitarbeiter, so nehmen diese des Öfteren Waren oder Laptops mit. Über eine professionelle Inventursoftware werden auch diese Situationen verwaltet.

Die Software kann dank des Anschaffungszeitpunktes jederzeit den aktuellen Wert ermitteln. Das ist besonders wichtig, wenn Abschreibungen vorgenommen werden müssen.

Praktische Features der Inventarsoftware

Um den Zeitaufwand bei der Nutzung einer Inventarsoftware weiter zu reduzieren, arbeiten viele Lösungen mit Strichcodes. Diese müssen selbstredend zuerst erstellt, ausgedruckt und an das Inventar angebracht werden. Danach jedoch läuft die Inventur wesentlich schneller und einfacher ab.

Mit einer professionellen Software lässt sich per Knopfdruck feststellen, wann ein Austausch oder eine Reparatur stattfinden soll.

Für jedes Inventar kann eine Historie erstellt werden, zu der der Anschaffungszeitpunkt, der Anschaffungspreis und alle Änderungen zählen.

Unternehmen mit Warenverkauf profitieren von einer Soll- und Ist-Liste. Hierdurch lassen sich Differenzen sofort feststellen und über die Historie den Grund hierfür feststellen.

Tipp: Gute Softwarelösungen erstellen Analysen und Statistiken. Somit ist die Entwicklung des Geschäftsvermögens auf einen Blick erkennbar.

Weiterführende Links:

• Inventarverwaltung für die Büroausstattung und das IT-Equipment – www.inventarsoftware.de
• gestaltet und organisiert Ihr gesamtes Büro – www.info-buero-org.de

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