Wie richtet man ohne Erfahrung einen virtuellen Datenraum ein?

Viele Unternehmer interessieren sich für die Frage, wie sie ohne entsprechende Erfahrung eine virtuelle Datenraumlösung in ihrem Geschäftsumfeld implementieren und nutzen können. Die harte Arbeit beginnt oft früh und der Beginn aktiver Arbeit ist der Schlüssel zum Erfolg. Das Sammeln und Organisieren aller Informationen in Ihrem Unternehmen kann länger dauern als erwartet. Je früher Ihr virtueller Datenräume richtig eingerichtet ist, desto eher kann der Kunde mit dem Testen beginnen. Bei der Einrichtung einer virtuellen Datenraumfunktionalität sind drei wichtige Dinge zu beachten.

Geben Sie Ihren Geschäftsprojekten passende Namen

Durch die Vergabe von Codenamen an Geschäftsprojekte wird die Vertraulichkeit gewahrt und die vertrauliche Kommunikation im Zusammenhang mit Projekten und der Arbeit daran erleichtert. Eine gängige Technik besteht darin, einen Namen zu wählen, dessen Anfangsbuchstabe mit dem Namen der Einrichtung/Firma übereinstimmt. Wenn Sie Ihrem Projekt hingegen einen wirklich eindeutigen Namen geben, ist es für die Beteiligten schwierig zu verstehen, welches Unternehmen an dem Projekt beteiligt ist.

Wenn Sie kreativ sein möchten, aber keine Vorstellungskraft haben, können Sie jederzeit die vielen online verfügbaren Codenamengeneratoren ausprobieren. Es ist wichtig, eine virtuelle Datenraumlösung zu wählen, die sicher und für alle Beteiligten einfach zu bedienen ist. Ein guter virtueller Datenraum spart Ihnen Zeit und erweitert die bestehenden Grenzen Ihres Unternehmens . Ein moderner virtueller Datenraum vereinfacht viele wichtige Geschäftsprozesse durch folgende Schlüsselfunktionen:

Sie können Dokumente und Ordner einfach per Drag & Drop hochladen, was das Sammeln und Organisieren der für den Geschäftsbetrieb erforderlichen Dokumente erleichtert;
Es gibt Optionen zum Konvertieren von Dokumenten in das PDF-Format;
Zeitsparende Indizierungstools machen das manuelle Konvertieren oder Nummerieren von Dokumenten vor dem Senden überflüssig;
Eine einfache und flexible Möglichkeit, Druck- und Downloadrechte eines Dokuments oder des gesamten Datenbereichs zu konfigurieren;
Berichte, die ein vollständiges Bild des Inhalts des virtuellen Datenraums vermitteln.

Es ist wichtig, nach einem Anbieter zu suchen, der Account Manager-Unterstützung in einem virtuellen Datenraum bietet, damit Sie alle Funktionen nutzen können, die Sie benötigen und in VDR verfügbar sind.

Gewähren Sie Dritten Zugriff auf Ihren Datenbereich

Nachdem Sie sichergestellt haben, dass der virtuelle Raum bereit ist, laden Sie potenzielle Teilnehmer ein. Nach dem Öffnen des virtuellen Datenraums müssen Sie folgende Informationen vorbereiten:

Detaillierte Beschreibung der Berechtigungen und Zugriffsebenen;
Vollständige Trennung verschiedener Gruppen und Anonymität, wenn mehrere Stakeholder in den virtuellen data room due diligence eingeladen werden;
Sie können Berechtigungen und Zugriffsebenen einfach ändern;
Bei jedem Schritt des Prozesses müssen Sie absolut sicher sein, dass Sie den richtigen Zugriff auf die richtigen Dokumente auf die richtige Art und Weise und mit den richtigen Personen gewähren.

Bei Problemen wenden Sie sich bitte an den technischen Support für Benutzer des virtuellen Datenraums, um weitere Informationen zur Lösung aller Ihrer Fragen zu erhalten. Bei der Bewertung von Finanz-, Unternehmens- oder Fusionstransaktionen ist die Nutzung der Möglichkeiten und Werkzeuge des virtuellen Datenraums ein wichtiger Aspekt, um die erfolgreiche Abwicklung wichtiger Geschäftsabschlüsse sicherzustellen. Potenzielle Partner, darunter Investoren, Fusionspartner und strategische Partner, möchten die gesamte Struktur, den Betrieb und die Finanzen eines Unternehmens sehen, was mit einem modernen datenraum anbieter möglich ist.

Finden Sie einen VDR-Speicheranbieter

Es gibt viele Anbieter virtueller Datenräume auf dem Markt. Wichtige zu berücksichtigende Punkte sind unter anderem: Berechtigungen. Viele VDR-Speicheranbieter stellen Schlüsselberechtigungen bereit, die es verschiedenen Personen ermöglichen, auf verschiedene Dateien zuzugreifen. Dies ist dann sinnvoll, wenn verschiedene Arten potenzieller Geschäftspartner gleichzeitig auf den Datenbereich zugreifen können. Auf vielen Plattformen können Sie auch Dateidownloads begrenzen, sodass bestimmte Personen Dateien im data room anzeigen, aber nicht herunterladen können.

Überwachung: Es ist sehr nützlich zu wissen, welche Dateien von wem, wie lange und wie oft angesehen wurden. Es hilft, die aktuellen Geschäftsinteressen potenzieller Partner einzuschätzen. Preise: Diese können je nach Data-Room Software-Plattform variieren. Einige Plattformen erheben eine einmalige Gebühr, während andere eine Gebühr pro Benutzer erheben. Dataroom-Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche kann beeinflussen, wie potenzielle Partner den Due-Diligence-Prozess Ihres Unternehmens wahrnehmen. Eine verwirrende VDR-Schnittstelle kann potenzielle Partner frustrieren.

Entscheiden Sie, welche Dokumente an den virtuellen Datenraum übermittelt werden sollen

Nachdem Sie sich für Ihre VDR-Lösung entschieden haben, müssen Sie wissen, welche Dateien und Dokumente Sie darin speichern möchten. Die richtige Antwort hängt davon ab, wie Sie VDR verwenden möchten. Ist es in erster Linie notwendig, um zukünftige Fusionen und Übernahmen vorzubereiten, oder planen Sie, es weiterhin zur Speicherung von Unternehmensdaten zu nutzen?

Organisieren Sie Dateien und Ordner

Durch den Betrieb Ihres eigenen virtuellen Datenraums können Sie Prozesse wie Due Diligence und Auditing beschleunigen. Hier sind einige hilfreiche Tipps für den Umgang mit Dateien im VDR: Definieren Sie ein bestimmtes Dateibenennungsschema, das es Benutzern ermöglicht, die Datei zu identifizieren, ohne sie öffnen zu müssen. Verwenden Sie Ordner und Tags, um Dateien in geeigneten Kategorien zu organisieren. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren sicherer datenraum regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie über die korrekte Dokumentation verfügen.

Definieren Sie Benutzerrollen und Zugriffsrechte

Durch die VDR-Datei- und Ordnerverwaltung ist es einfach, Benutzern Zugriffsrechte auf relevante Dokumente zuzuweisen. Beispielsweise können Wirtschaftsprüfer Zugang zu bestimmten Dokumenten verlangen, die den Anlegern nicht zugänglich sind, und umgekehrt. Bevor Sie Dritten Zugriff gewähren, nehmen Sie sich die Zeit, die verschiedenen Benutzerrollen zu planen, die Sie in Secure Data Room benötigen, und die verschiedenen Dateitypen, die Dritte anzeigen können. Aus Sicherheitsgründen können Sie VDR-Funktionen wie Wasserzeichen und Zugriffsprotokolle verwenden, um vertrauliche Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.