7 Beste Praktiken für eine bessere digitale Zusammenarbeit

Die komplizierten Geschäftsprobleme von heute erfordern den Beitrag einer Vielzahl von Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Sichtweisen. Die Zusammenarbeit zwischen Teams (und mit Kunden) ist daher wichtiger denn je geworden.

Wie die Gruppenarbeit wird durch fortschrittliche digitale Technologien und auch durch die Umstände der letzten zweieinhalb Jahre begünstigt, die es für die Arbeitnehmer einfacher gemacht haben, sich jederzeit und überall zu vernetzen, zu kommunizieren und zu arbeiten.

Zunächst einmal: Was ist digitale Zusammenarbeit?

Bei der Zusammenarbeit werden Online-Tools wie SaaS-Plattformen und virtuelle Datenräume verwendet, um zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Teams können sich heute auf digitale Werkzeuge verlassen, um viele ihrer Anforderungen an die Zusammenarbeit zu erfüllen, anstatt nur persönlich zu interagieren und zusammenzuarbeiten.

Einige Unternehmen ergänzen ihre laufenden Aktivitäten vor Ort durch digitale Zusammenarbeit. Andere, wie z. B. Unternehmen, die nur aus der Ferne arbeiten, nutzen die digitale Zusammenarbeit für Videoanrufe, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und das Cloud-Projektmanagement.

Möglichkeiten zur Verbesserung der digitalen Zusammenarbeit im Arbeitsumfeld

Da die digitale Zusammenarbeit vor der Pandemie nicht bereits für jedes Unternehmen vorhanden war, werden auch selbstverständlich viele Unternehmen dabei Hilfe brauchen, sich an diese neue Art von Arbeit anzupassen.

Deshalb haben wir folgende Tipps für Sie zusammengestellt. Unsere Tipps helfen Ihnen dabei, Ihren Arbeitsstil auf ein Remote-Arbeitsmodell umzustellen.

Einschätzung der Zusammenarbeitsbedürfnisse

Erstens ist es immer wichtig, einzuschätzen, auf was für persönliche -und geschäftliche Anforderungen Sie Berücksichtigung nehmen müssen. Wir empfehlen Ihnen, diese immer sorgfältig zu prüfen, damit Sie genau planen können.

Falls die Bedürfnisse nicht deutlich oder sofort ersichtlich sind, ist es eine gute Idee, einen Fragebogen an Ihre Mitarbeiter zu versenden, damit sie ihre eigenen Bedürfnisse selbst anzeigen können.

Typisch sind Bedürfnisse mit der Arbeitsrolle des Mitarbeiters verbunden. Zum Beispiel werden HR-Mitarbeiter normalerweise eine zuverlässige Lösung zum Teilen ihrer HR-Dokumente brauchen, während fast jeder Manager in der Lage sein muss, den Fortschritt eines Projekts zu überwachen. Diese Bedürfnisse müssen Sie bei Ihrer Einschätzung in Betracht ziehen.

Auswahl der richtigen Zusammenarbeitstools

Projekt- und Aufgabenmanagement Funktionen, die von Plattformen für digitale Zusammenarbeit bereitgestellt werden, sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Diese Plattformen müssen in der Lage sein, verschiedenen Teammitgliedern Projekte zuzuweisen, sodass jeder auf einen Blick sehen kann, wer an was arbeitet.

Eine Zeiterfassungs software kann auch für alle Abrechnungs-Aktivitäten verwendet werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Abrechnungsteam normalerweise nicht aus der Ferne arbeitet, denn eine speziell geeignete Software hilft das Team in diesem Fall beim Prozess der Anpassung.

Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit ermöglichen flexible Arbeitsregelungen und können dazu beitragen, talentierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, die Wert auf ein ausgewogenes Leben legen.

Implementierung einer zentralen Zusammenarbeitsplattform

Erfolgreiche digitale Zusammenarbeit ist nur dann möglich, wenn Ihre Teams online genauso effizient sein können wie im Büro. Hierzu dient eine Zusammenarbeitsplattform.

Auch wichtig ist es, dass Ihre Plattform zentralisiert ist. Auf einer zentralen Plattform kann von überall zugegriffen werden, was bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter immer weiter kollaborieren können, egal wo sie sich im Moment befinden. Dies führt zu verbesserter Teamarbeit.

Ihre Zusammenarbeitsplattform kann auch im Büro benutzt werden. Mitarbeiter können ganz leicht im selben virtuellen Arbeitsplatz ihre Arbeit einbringen und gleichzeitig die Arbeit ihrer Kollegen sehen. So wird sie zur universellen Lösung, die im ganzen Unternehmen nützlich ist.

Förderung von Zusammenarbeit und Kommunikation

Menschen, die in einem modernen kollaborativen Team arbeiten, sind über die ganze Welt verteilt. Obwohl sie sich an verschiedenen Orten und in verschiedenen Zeitzonen befinden, können die Mitarbeiter mithilfe digitaler Werkzeuge zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Die Pandemie hat die Entwicklung digitaler Werkzeuge beschleunigt und Gespräche über Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Slack und andere ganz normal gemacht. Es geht darum, Menschen die Möglichkeit zu geben, Ideen auszutauschen und ihre Arbeit miteinander zu besprechen.

Digitale Werkzeuge für die Zusammenarbeit ermöglichen flexible Arbeitsregelungen und können dazu beitragen, talentierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, die Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance legen.

Optimierung von Arbeitsabläufen

Werkzeuge für die Zusammenarbeit wie gemeinsam genutzte Dokumente und Projektmanagement-Software können dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern, da Teammitglieder in Echtzeit auf wichtige Informationen zugreifen und diese aktualisieren können.

Weitere Vorteile ergeben sich, wenn die Lösung über eine automatische Versionskontrolle verfügt, sodass sich Ihre Mitarbeiter nicht fragen müssen, ob sie die neueste Version verwenden. Für eine effektive Zusammenarbeit im Unternehmen ist auch ein System mit bewährten Arbeitsabläufen erforderlich.

Gewährleistung von Sicherheit und Datenschutz

Es ist von entscheidender Bedeutung, zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, um Ihre Daten zu schützen und sich auf die Verschlüsselung und Zuverlässigkeit des von Ihnen verwendeten Programms zu verlassen.

Phishing-Betrügereien und fragwürdige E-Mails, die Sie dazu verleiten können, private Informationen preiszugeben oder Malware zu installieren, sollten Sie vermeiden.

Vergewissern Sie sich, dass die Technologie mit den neuesten Sicherheitsmaßnahmen kompatibel ist, die Sie bereits einsetzen, z. B. Single Sign-On oder Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Bereitstellung von mobilen und Remote-Zugriffsmöglichkeiten

Nahtlose Zusammenarbeit ist nur dann möglich, wenn alle Teammitglieder immer Zugriff auf Ihren virtuellen Arbeitsplatz haben–weshalb Sie Lösungen brauchen, die absichtlich aus der Ferne erreichbar sind.

Zur Förderung der erfolgreichen Zusammenarbeit benötigen Sie beispielsweise eine digitale Kommunikationslösung. Diese dient dazu, Ihre Kommunikationswege zusammenzubringen, damit alle Gespräche sich in der gleichen App befinden und so auch Remote-Zugreifbar sind.

Am besten ist es, wenn alle interne Prozesse in Ihrem Unternehmen auch aus der Ferne abgeschlossen werden können. Mit digitale Lösungen wie HR Software ermöglichen Sie es Ihre HR-Mitarbeitern, auch mit mobile Endgeräte auf Ihre Arbeitsprozesse und -daten zuzugreifen, damit sie diese immer abschließen können, egal wo sie sich befinden.

Verfolgung von Zusammenarbeitsmetriken und Leistungsindikatoren

Um immer eine genaue Idee von der Fortschreitung Ihrer Remote-Mitarbeiter zu behalten ist es wichtig, auf die richtigen Zusammenarbeitsmetriken zu achten. Dabei sollten Sie auch immer den Erfolg Ihres Teams laut Leistungsindikatoren messen, damit Sie genau sehen können, ob Ihr Team auf der richtigen Art und Weise arbeitet.

Zusammenarbeitsmetriken dienen dazu, die Arbeit Ihres Teams messbar zu machen. Dies ist besonders wichtig im Fall der Remote-Zusammenarbeit, denn die Metriken zeigen genau an, was wie vorgesehen läuft und wo Ihre Teams sich anpassen müssen.

Diese Metriken müssen dann auch automatisch gemessen werden, damit es Ihnen weniger Zeit und Mühe kostet, um den Erfolg Ihrer Mitarbeiter zu beurteilen. Mit Tools wie Zeiterfassungssoftware können Sie den Fortschritt Ihrer Projekten überwachen und dabei die Leistung Ihrer Mitarbeiter auswerten.

Die Vorteile einer nahtlosen Zusammenarbeit der digitalen Belegschaft in Ihrem Unternehmen

Mit den richtigen Kommunikations- und Kollaborationstools können Unternehmen das volle Potenzial ihrer digitalen Belegschaft ausschöpfen.

Digitale Tools dienen dazu, Ihre Mitarbeiter zu befähigen, aus der Ferne zusammenarbeiten zu können. Dies ist sehr wichtig für Teams mit Mitgliedern, die sich nicht im gleichen Ort befinden, oder die von Zuhause aus arbeiten.

Mit einer nahtlosen digitalen Zusammenarbeit sorgen Sie dafür, dass genau diese Teams ihr volles Potenzial ausschöpfen können.

Weiterhin verringert die nahtlose Zusammenarbeit die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder Kommunikationsfehler, was Ihnen Zeit und Geld gespart. Deshalb ist es immer ratsam, eine nahtlose Teamarbeit anzustreben.