Einsteiger-Guide: Richten Sie Ihren virtuellen Datenraum problemlos ein

Ein virtueller Datenraum kann M&A-Prozessen einen erheblichen Mehrwert verleihen. Die besten Plattformen für virtuelle Datenräume sind mehr als nur Speichergeräte. Die virtuelle Datenraumplattform dient auch als M&A-Projektmanagement-Tool, mit dem Benutzer Workflows anzeigen, mit anderen Teammitgliedern über Direktnachrichten interagieren und teamübergreifend zusammenarbeiten können, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum immobilien ist ein virtueller Raum, der zum Speichern, Schützen und Freigeben von Daten in einem Cloud-Speicher verwendet wird. Diese Daten sind normalerweise vertraulich und wichtig für Ihr Geschäftsumfeld. Der Begriff „virtueller Datenraum" bedeutet, dass Dateien (normalerweise im Besitz von Finanz- oder Wissenschaftsorganisationen, die große Datenmengen speichern) auf dedizierten physischen Servern gespeichert werden, die über ihre eigenen virtuellen Räume verfügen.

Welche Vorteile hat die Nutzung virtueller Datenräume für die Nutzer?

Nach neuesten Angaben werden bis 2025 weltweit 181 Zettabyte an Daten erstellt, gespeichert, kopiert und genutzt. Diese Zahl steigt ständig, sodass klar wird, warum wir mehr Speicher benötigen. Viele dieser Daten werden von Unternehmen und verschiedenen Geschäftsorganisationen generiert, die die Macht wertvoller Daten erkennen und beginnen, sie in immer größeren Mengen zu sammeln und zu verwenden, daher der Bedarf an virtuellen Datenräumen. Bedenken Sie jedoch, dass die sichere Datenspeicherung nur einer der Vorteile virtueller Datenräume ist. Virtuelle Datenräume werden auch verwendet für:

Austausch wichtiger Geschäftsdokumente;
Aktive Kommunikation zwischen Geschäftspartnern mit vielen Informationen (da E-Mail nicht ausreicht, um große Datenmengen auszutauschen);
Gewährleistung des angemessenen Sicherheitsniveaus bei der Übermittlung wichtiger Informationsdaten;

Projektmanagement.

Im Allgemeinen gilt: Je mehr Daten gespeichert und geteilt werden müssen, desto mehr Wert kann ein virtueller data room software bieten.

Was sind meine Optionen für virtuelle Datenräume?

Es gibt heute buchstäblich Hunderte von virtuellen data room auf dem Markt, von denen viele Daten von Google-Servern verwenden und darauf ihre eigene Marke aufbauen. Dies ist die Kommerzialisierung eines unschätzbaren Geschäftsvermögens. Wenn Daten einen Wert haben, sollten sie als wichtige Geschäftsdaten behandelt werden. Untersuchungen zu diesem Markt zeigen umfangreiche Listen verfügbarer virtueller Datenräume für diejenigen, die in Betracht ziehen, in diese Umgebung zu investieren, um kritische Daten sicher zu speichern und auszutauschen.

Wer nutzt virtuelle Datenräume?

Jedes Unternehmen ist ein Datendienst. Jedes Unternehmen kann von der Nutzung eines virtuellen Datenraums profitieren. Die Fähigkeit, Daten zu speichern, zu organisieren, zu kategorisieren, zu teilen und letztendlich einen Mehrwert zu schaffen – ein Hauptziel jeder Unternehmensorganisation heute – ist ein Merkmal virtueller Datenräume. Innerhalb dieser breiteren Gruppe neigen einige Unternehmen jedoch eher zu virtuellen Datenräumen als andere. Die häufigste Branche, die die Funktionalität virtueller secure data room aktiv nutzt, ist der Finanzsektor, wo Transaktionen den Austausch großer Informationsmengen zwischen verschiedenen Parteien beinhalten (z. B. Fusionen und Übernahmen und Börsengänge). Das Gleiche gilt für Ingenieurbüros, die normalerweise Informationen mit Dutzenden von Großprojektbesitzern teilen und wichtige Informationen zu einem virtuellen datenraum anbieter hinzufügen, der durch diese Umgebung zu anderen Unternehmensabteilungen fließt. Gleiches gilt für staatliche Stellen, die Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die erforderlichen Daten anderer Personen zu erhalten.

Managementmethoden des virtuellen Datenraums

Schritt 1: Wählen Sie einen Anbieter für virtuelle data room due diligence aus. Bevor Sie mit dem Speichern oder Überprüfen von Dokumenten beginnen, müssen Sie einen Anbieter für virtuelle Datenräume auswählen. Obwohl es viele Anbieter gibt, ist es wichtig, die Vor- und Nachteile jedes einzelnen zu berücksichtigen. Nutzen Sie die verschiedenen Bewertungen verfügbarer Anbieter virtueller Datenräume, um mehr über Ihre Optionen zu erfahren und festzustellen, was am besten zu den Anforderungen Ihres Teams passt. Abhängig von Ihrem Anbieter können Sie sich möglicherweise sofort nach Ihrer Auswahl an den Kundendienst wenden, um Unterstützung und Schulung zu erhalten. Nachdem Sie einen Anbieter für virtuelle Datenräume ausgewählt haben, müssen Sie den Raum einrichten und die gewünschten Benutzer einladen.

Schritt 2: Erstellen Sie Gruppen und fügen Sie neue Benutzer hinzu. Es ist einfach, eine Gruppe zu erstellen und dem virtuellen dataroom neue Benutzer hinzuzufügen. Im virtuellen Datenraum können Sie Gruppen erstellen, neue Benutzer hinzufügen, Berechtigungen konfigurieren, Dokumente hochladen und Ordner erstellen. Auf der Registerkarte „Gruppe" können Administratoren Dateien und andere Berechtigungen konfigurieren. Administratoren können auch einzelne Mitglieder jeder Gruppe anzeigen. Nicht-Administratorbenutzer können nur Mitglieder von Gruppen sehen, auf die sie Zugriff haben. Um einen neuen Benutzer zum virtuellen Datenraum hinzuzufügen, geben Sie einfach eine E-Mail-Adresse ein. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einer Einladung und fügt alle seine Details hinzu. Sie können Gruppen auch kopieren, umbenennen und löschen.

Schritt 3: Berechtigungen festlegen. Alle Berechtigungen in virtuellen Datenräumen sind auf der Registerkarte Gruppe verfügbar. Allgemeine Berechtigungen: Datei oder Ordner, Administrator, Mitgliedschaft und Gruppe. Beachten Sie, dass alle Dateiberechtigungen auf Gruppenebene festgelegt werden. Es gibt vier Dateiberechtigungsoptionen: Anzeigen, Hochladen, Ursprüngliches Hochladen und Bearbeiten:

Ansicht – Benutzer können nur Dateien mit Wasserzeichen anzeigen;
Download – Benutzer können Dateien mit Wasserzeichen herunterladen und drucken;

Original-Download – Benutzer können Originaldateien ohne Wasserzeichen anzeigen, herunterladen und drucken;
Bearbeiten – Der Benutzer kann Dateien und Ordner verschieben, hochladen, ändern, löschen und umbenennen sowie das Verzeichnis bearbeiten.

Sobald Sie die Datei hochladen, öffnet sich die Registerkarte Dateiberechtigungen. Hier können Sie zwischen „Anzeigen", „Download", „Original herunterladen" und „Bearbeiten" wählen. Dateiberechtigungen können jederzeit geändert werden. Zusätzlich zu Dateianforderungen und Berechtigungen können Administratoren Berechtigungen für Gruppenmitglieder festlegen, um Ordner und mehr anzuzeigen. Sie können einer bestimmten Gruppe Administratorzugriff gewähren, Mitglieder voreinander verbergen und normalen Benutzern erlauben, neue Benutzer einzuladen.

Schritt 4: Fügen Sie wichtige Dokumente und wertvolle Dateien hinzu. Der Inhalt der Registerkarte „Dokumente" ermöglicht es Teams, Dokumente und Ordner auf einer Plattform zu konvertieren, hochzuladen und zu organisieren. Viele Funktionen des virtuellen Datenraums sind verfügbar, darunter:

Informationsübertragung;
Integrierte Anzeige von Dokumenten;

Suchfunktion;
Änderungen und Konvertierung von Dokumenten.

Praktische integrierte Dokumentbetrachter im virtuellen datenraum ermöglichen Benutzern das Anzeigen von Dateien, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Um neue Dokumente und Dateien hochzuladen, gehen Benutzer zur Registerkarte Dokumente. Benutzer können dann Dokumente per Drag-and-Drop massenweise hochladen. Während der Installation behält das System die Datei- und Ordnerstruktur bei. Während viele Plattformen für virtuelle Datenräume dasselbe Setup-Format verwenden, bieten nicht alle Anbieter signifikante zusätzliche Funktionen, unterschiedliche Support-Optionen und Preise.

Hinweise für M&A-Experten, die nach virtuellen Datenräumen suchen

Die Due Diligence ist einer der informativsten Teile des M&A-Prozesses. Sie müssen die Software für den M&A-Prozess sorgfältig auswählen. Sie sollten nach Software suchen, die über integrierte Überwachungsfunktionen verfügt. Dies ermöglicht einen Prozess, der normalerweise zeitaufwändig ist, da er ein schnelleres Handeln mehrerer Parteien erfordert und einen Mehrwert für alle Beteiligten schafft. Ein typischer M&A-Prozess besteht aus mehreren Teilen, in denen beide Parteien, die den Deal anfordern, während des Prozesses Informationen austauschen, analysieren und bewerten. Tools für virtuelle Datenräume müssen dies berücksichtigen. Softwarekomponenten für virtuelle Datenräume sollten Folgendes umfassen: On-Demand-Signaturverwaltung Wenn Anfragen nicht in einem virtuellen sicherer datenraum bearbeitet und bearbeitet werden, können die von einem Kunden angeforderten Informationen leicht verloren gehen. Sie sollten immer sehen, was Sie brauchen und ob es verfügbar ist. Praktische Überwachung der Entwicklung. Wenn die Aufgabenmissionen erfolgreich abgeschlossen wurden, können sie als abgeschlossen angezeigt werden. Die Fortschrittsverfolgung hält alle auf dem Laufenden und gibt ihnen einen Anreiz, Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen. Eingebaute vordefinierte Modelle sind in der Praxis von Fusionen und Übernahmen wichtig. Projektmanagementfähigkeiten ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit mit dem Team und Dritten bei verschiedenen kritischen Transaktionen.