Onlineshop aufbauen und für effiziente betriebliche Abläufe sorgen – mit der richtigen Software

„Drum prüfe, wer sich ewig bindet". Das betrifft nicht nur die Entscheidung, seinen Partner zu heiraten… Auch die Auswahl der richtigen Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Webshop-Software hat eine große Bedeutung. Sie ist zwar, so wie manche Eheschließung, nicht immer für die Ewigkeit. Aber ein Wechsel, insbesondere im laufenden Betrieb, ist nur mit sehr hohen Kosten möglich. Oft werden Entscheidungen zu schnell oder schlecht vorbereitet getroffen. Manchmal gibt auch das reine „Bauchgefühl" oder die Empfehlung eines einzelnen Experten den Ausschlag.

Die Folge kann sein, dass mit der neuen Software nicht die avisierten Ziele erreicht werden

Um das zu vermeiden, investieren erfolgreiche Online-Marketeers viel Zeit und Knowhow, um die Anforderungskriterien für das Onlineshop erstellen zu definieren. Zu den Kriterien gehören zum Beispiel Flexibilität bei der Shop-Gestaltung, Möglichkeiten der Produktdarstellung, Reporting, Unterstützung bei der Suchmaschinenoptimierung und -werbung und die Bedienerfreundlichkeit für die Shop-Bearbeiter und Redakteure. Besonderer Bedeutung kommt die Leistungsfähigkeit bei der Produktauswahl, bei Bestellablauf, Warenkorb- und Zahlungsabläufen zu. Die so genannte Usability ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, dass möglichst viele der Webseitenbesucher auch tatsächlich etwas bestellen. Die Kosten für die Anfangsinstallation als auch monatliche Lizenz- oder ähnliche Kosten gehören natürlich ebenfalls in ein Vergleichs-Chart. Auch eventuell schwer vorhersehbare Folgekosten sollten einbezogen werden. Sie werden oft unterschätzt. Dazu gehören zum Beispiel ein eventueller Extraaufwand, um die Shop-Software den eigenen Design-Wüschen anzupassen – oder Expertenstunden für die Programmierung von Schnittstellen.

Auch die voraussichtlichen Personalkosten für das Befüllen und Pflegen der zahlreichen Shop-Daten, Texten, Fotos und Videos, sollte in die Vergleichskalkulation mit einfließen. Mit einem umfassenden Kriterienkatalog werden die zur Wahl stehenden Softwares miteinander verglichen. Dabei ist natürlich eine Gewichtung der einzelnen Kriterien möglich. Auch wird im Vorfeld sorgfältig geprüft, ob die Programme, die zur Wahl stehen, mittels Schnittstellen einfach mit bestehenden Systemen Daten austauschen können. Viele moderne Internet-Firmen verknüpfen Onlineshopsystem und Warenwirtschaft. Onlineshops von erfolgreichen Unternehmen wachsen oft sehr schnell: Im Idealfall steigen Umsatz und Gewinn. Häufig wird auch das Sortiment ausgeweitet. Immer mehr vom Kunden gewünschte Artikel oder erfolgreiche Produktvariationen werden online gestellt. Dies hat zur Folge, dass auch das „Back End" des Onlineshops komplexer wird. Die größere Anzahl an Artikelnummern, Produktlagerplätzen, Beschaffungs- und Marketinginformationen ist meist nur mit höchstmöglicher Automatisierung zu bewältigen.

Deshalb bieten zeitgemäße Webshop-Programme die Möglichkeit, Barcodes erstellen zu können

Mit einem Barcode Generator wird jeder Artikel, jedes Produkt oder auch jedes Versandpaket eindeutig identifizierbar. Ein einfacher Aufdruck oder ein Etikett sorgen dafür, dass das Produkt immer seinen „Ausweis" bei sich hat. Per Scanner können dann alle Artikel erfasst werden – an jeder Stelle des betrieblichen Ablaufs: von der Beschaffung und buchhalterische Erfassung über die professionelle Einlagerung bis zum Bestellwesen und dem erfolgreichen Ausliefern. Mit Strich- oder Barcodes für jeden Artikel können moderne Webshop-Betreiber mit ihrem bestehenden Personal wirtschaftlicher arbeiten – und Wachstum realisieren.

Effektive Vernetzung aller betrieblichen Bereiche

Auch Start-Ups oder kleine, aufstrebende Onlineshops können ihre Ablauforganisation softwarebasiert und vernetzt gestalten. Dazu ist keine kostspielige Unternehmenssoftware mit hohen Installations-, Lizenz- und Schulungskosten nötig. Denn moderne Webshop-Anwendungen können nicht nur mit bestehenden Warenwirtschaftssystemen verknüpft werden. Auch die bedarfsorientierte Nutzung von zahlreichen weiteren Systemen ist möglich.

Zum Beispiel kann die Shop-Software mit Accounting-Programmen verknüpft werden

So werden bei Bestellung, Verkauf und bei der Bezahlung durch den Kunden die exakten Daten an das Buchhaltungssystem übergeben. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung müssen also nicht einzelne Daten erfassen. Sowohl Artikeldaten, die über Barcodes erfasst wurden, als auch Kundenkonten werden effizient verwaltet. Das Einlesen der Kundenzahlungen und Überführung in das Accounting-System sollte weitestgehend automatisiert werden. Bewährte Onlineshop-Systeme bieten zahlreiche internationale Zahlungsmethoden an. Der Shopbetreiber kann nicht nur die Bezahlarten auswählen, die seine Kunden bevorzugen. Er erhält auch sorgfältig aufbereitete und geschützte Kunden- und Bestelldaten. Die vom Shopsystem vergebenen Rechnungs- oder Bestellnummern ermöglichen eine eindeutige Zuordnung der Zahlungen zu der jeweiligen Kundenorder. Insbesondere bei den vom Shopsystem vorbereiteten Zahlungsablauf, zum Beispiel via Bankeinzug, Kreditkarte, Paypal oder Sofortüberweisung, ist die Fehlerquote minimal: Denn in den Bezahldaten sind bereits die eindeutigen Kunden- und Bestellparameter enthalten.

So können die Zahlungen in der Buchhaltung auf das jeweils richtige Kundenkonto gebucht werden

Das Buchhaltungsteam wird also von Routinearbeiten, einzelne Zahlungen zu bearbeiten, entlastet. Sie brauchen nur in Ausnahmefällen einzugreifen: Dies kann der Fall sein, wenn der Kunde selbständig eine Überweisung getätigt und sich bei der Bestellnummer vertippt hat. Die qualifizierten Mitarbeiter im Accounting können sich auf die Kontrolle der Abläufe, Kontenabgleich, komplexe Buchungen, Analysen, Monats- und Jahresabschlüsse konzentrieren. Wer in der Startphase seines Onlineshops in die richtigen Systeme investiert, kann mit ihnen ein rasantes Wachstum bewältigen. Webshops mit vielen tausend Produkten und noch mehr Kunden und Bestellvorgängen können softwarebasiert von einer „Handvoll" Experten gemanagt werden. Die aufwändige Akquisition, Einarbeitung und Führung beschränkt sich auf wenige, leistungsfähige Knowhow-Träger. Umsatzschwankungen, zum Beispiel bei saisonalem Geschäft oder anderen externen Einflussfaktoren, gefährden das Unternehmen nicht. Denn ausgewiesene ECommerce-Experten verdienen zwar gute Gehälter – aber ihre überschaubare Zahl hält die Fixkosten niedrig.

Auch Vermarktung und Vertrieb werden schneller und effizienter

Ein modernes Onlineshop-System kann mit wenigen Mausklicks mit anderen ECommerce-Anwendungen verknüpft werden. Die Shop-Software liefert wertvolle Daten für die Keywordanalyse und daraus resultierende Suchmaschinenwerbung und -optimierung. Das Listing in Preissuchmaschinen wird ebenfalls erleichtert – dank der übersichtlichen Analysen kann der Shopbetreiber seine Preise mit denen der Mitbewerber vergleichen. Auch die gezielte Promotion einzelner Produkte durch Kommunikation von Sales-Aktionen, Rabattcodes und ähnlichem ist möglich. Wenn das Onlineshop-Reporting meldet, dass bestimmte Produkte von einer Kundengruppe nicht so stark nachgefragt werden, kann der Shopbetreiber gezielt reagieren: Durch Verknüpfung des Shops mit modernen E-Mail-Programmen wie Mailchimp kann er dieser Kundengruppe gezielt Produkte zum Sonderpreis anbieten. Selbstverständlich kann der Onlineshop auch um Blogs, Social Media-Kommunikation und Kundenbindungsprogramme ergänzt werden.

Zudem sind Schnittstellen zu elektronischen Marktplätzen möglich

Der Shopbetreiber kann die Produkte des eigenen Onlineshops mit wenig manuellem Aufwand auf Amazon, Ebay & Co. anbieten. Durch intelligentes, softwaregestütztes Preis- und Margenmanagement werden Absatz, Umsatz und Gewinn optimiert: Die dynamische Preisgestaltung umfasst die tagesaktuelle oder auch Echtzeit-Preisänderung, abhängig von Nachfrage und Verfügbarkeit. Nutzt der Shopbetreiber mehrere Marktplatz-Plattformen, können pro Vertriebskanal unterschiedliche Preise angelegt werden. Selbstverständlich ist für Betreiber von länderbasierten Shops auch die Preisvariation pro nationaler Domain möglich.

Fazit: So dynamisch wie das World Wide Web sollte auch die Webshop-Software sein

Kundenbedürfnisse ändern sich immer rasanter. Nur wer sie erkennt und schnell darauf reagiert, wird erfolgreich sein. Dem muss das Onlineshop Programm Rechnung tragen: Der Betreiber muss über neue Funktionen, neue Vertriebskanäle und andere Innovationen informiert werden – und kann sie bei Bedarf auch ohne Programmierkenntnisse für seinen Shop realisieren.

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