Was bedeutet Ausschreibung und Vergabe?

Wer im öffentlichen Sektor einen Auftrag von Bund, den Ländern oder einzelnen Kommunen im Bereich Bauwesen, der Lieferung von Waren oder von Dienstleistungen ergattern möchte, der muss sich an einem sogenannten Ausschreibungsverfahren beteiligen. Um die Chancengleichheit aller Bewerber sicherzustellen, wurde die Ausschreibung öffentlicher Aufgaben gesetzlich festgeschrieben. Auf die Weise soll verhindert werden, dass die Auswahl eines geeigneten Auftragnehmers nicht anhand von objektiven Kriterien getroffen wird.

1. Wie funktioniert eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung ist definiert als öffentliche Aufforderung an verschiedene Unternehmen und Dienstleister, ein verbindliches Angebot für die gewünschten Leistungen abzugeben. Dadurch soll der bestmögliche Leistungserbringer für einen bestimmten Auftrag gefunden werden. Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich zur Ausschreibung verpflichtet, während gewerbliche Auftraggeber dies vermehrt freiwillig machen.
Im Hinblick auf den Ablauf des Ausschreibungs- bzw. Vergabeverfahrens müssen sich die ausschreibenden Stellen an ganz bestimmte, streng definierte Vorgaben halten. An diese Vorgaben müssen sich Auftraggeber wie der Bund, die Länder, Städte, Kreise und Gemeinden halten. Grob kann gesagt werden, dass sich die Ausschreibung grundsätzlich in die interne Vorbereitungsphase sowie die tatsächliche Angebotsphase gliedert.

In einem ersten Schritt wird bei einer öffentlichen Ausschreibung der Bedarf ermittelt. Wurde der Bedarf ermittelt, folgt die Definition eines Beschaffungsziels. Auch die Nutzungsdauer, die Investitionskosten sowie die Kosten für Wartung und Folgesachen werden festgelegt, sodass ein Finanzierungsplan entwickelt werden kann. Zudem werden während dieser Phase alle notwendigen Genehmigungen eingeholt.

Im zweiten Schritt werden die Vergabeunterlagen von der zuständigen Vergabestelle vorbereitet und die Vergabeart festgelegt. Hierzu gibt es auch strenge Vorgaben und Hierarchien. Nun folgt ein wichtiger Punkt des Ausschreibungsverfahrens. Die Öffentlichkeit wird durch die Bekanntmachung der Ausschreibung über die Vergabeanforderungen und Vergabeoptionen informiert. Unternehmen, die sich durch die Ausschreibung angesprochen fühlen, können nun die Ausschreibungsunterlagen anfordern oder diese online erhalten.

In der folgenden Zeit können die interessierten Unternehmen ihre Angebote einschließlich aller geforderten Unterlagen abgeben. Die erhaltenen Angebote müssen solange sicher aufbewahrt werden, bis sie zu einem zuvor festgelegten Zeitpunkt geöffnet werden. Zumeist wird bei der Sichtung der Angebote das sogenannte "Vier-Augen-Prinzip" angewendet.

Nun wird zunächst eine formelle Angebotsprüfung vorgenommen, bei der alle nicht ordnungsgemäß gekennzeichneten oder unterschriebenen Angebote aussortiert werden. Erst dann wird die eigentliche Wertung der Angebote in aller Ausführlichkeit vorgenommen und der Bieter mit dem wirtschaftlichsten und besten Angebot erhält den Zuschlag.

2. Wie mache ich eine öffentliche Ausschreibung?

Öffentliche Ausschreibungen müssen immer dann angefertigt werden, wenn eine öffentliche Stelle einen Auftrag vergeben möchte. Die rechtlichen Grundlagen für solch eine Ausschreibung finden sich entweder im jeweiligen Landesrecht bzw. den besonderen Vorschriften der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, dem allgemeinen Vergaberecht oder im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, das auf den europäischen Wettbewerbsregeln beruht. Welche Rechtsgrundlage greift, hängt vom Volumen des jeweils zu vergebenen Auftrags ab.

Man unterscheidet Ausschreibungsverfahren unter- und oberhalb eines bestimmten Schwellenwertes. Ausschreibungen ab den Schwellenwerten richten sich nach den Regeln des Übereinkommens über das öffentliche Beschaffungswesen. Verfahren unterhalb der Schwellenwerte richten sich hingegen nur nach nationalem Recht. Diese Unterscheidungen müssen im Falle der Entscheidung einer öffentlichen Ausschreibung beachtet werden. Bei Erstellung der Vergabeunterlagen und bei der Festlegung der Vergabeart müssen die jeweiligen gesetzlichen Grundlagen strengstens beachtet werden.

Wichtig ist zudem, dass öffentliche Auftraggeber die Absicht der Auftragsvergabe öffentlich bekannt machen. So sehen es die § 37 Abs. 1 GWB, § 12 Abs. 1 VOB/A, § 12 VOL/A vor. Zudem folgt diese Verpflichtung aus dem Transparentgrundsatz . Alle für den Bewerber und potentiellen Auftragnehmer relevanten Informationen und Voraussetzungen der Teilnahme an der Ausschreibung müssen in der Bekanntmachung aufgeführt werden.

Außerdem muss im Hinblick auf die Ausgestaltung der Bekanntmachung das Vergabeverfahren im Oberschwellen- und im Unterschwellenbereich voneinander unterschieden werden. Wird ein Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich, das europaweit ausgeschrieben werden muss, durchgeführt, muss auch die Bekanntmachung europaweit erfolgen. Die Bekanntmachung muss in diesem Fall zwingend im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union erscheinen. Dieses erscheint ausschließlich in elektronischer Form. Ist eine nationale Ausschreibung gegeben, erfolgt die Bekanntmachung der Ausschreibung mittels amtlichen Veröffentlichungsblättern, Tageszeitungen oder online.

3. Was muss alles in eine Ausschreibung?

Wird ein Ausschreibungsverfahren von der öffentlichen Hand vorbereitet, dann müssen die Vergabeunterlagen sorgfältig vorbereitet und für jedes Bundesland einzeln eingereicht werden. Um ein genaueres Bild darüber zu erhalten, welche Informationen in die Ausschreibung mit aufgenommen werden müssen, sollte zunächst der sogenannte konkrete Beschaffungsbedarf ermittelt werden. Wer ist die ausschreibende Stelle und welche Rechtsgrundlagen müssen beachtet werden? Greifen eventuell bestimmte Ausnahmetatbestände? All diese rechtlichen Rahmenbedingungen müssen vor der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen geklärt werden.

Mindestinhalt der Ausschreibung:
– Erstellung der Leistungsbeschreibung (worin genau besteht der zu vergebende Auftrag; was ist gefordert)
– einzureichende Nachweise, Erklärungen sowie konkrete Eignungsanforderungen
– die Kriterien für den Zuschlag
– die passende Bekanntmachungsform wählen

4. Wie kann man sich auf eine Ausschreibung bewerben?

Erregt eine öffentliche Ausschreibung das Interesse eines Unternehmens, dann fragt dieser sich sicherlich wie er sich für den ausgeschriebenen Auftrag bewerben kann. Wie zum Beispiel in Schleswig-Holstein. Die verschiedenen Ausschreibungen in Schleswig-Holstein finden sie auch über verschiedene Webseiten und Plattformen im Internet, um sich ein besseren Überblick über die zur Zeit laufenden Ausschreibungen zu informieren. Bevor die Unternehmen aber tatsächlich ein Angebot abgeben können, müssen zunächst die Vergabeunterlagen angefordert werden.

Nach Erhalt der Vergabeunterlagen kann genau geprüft werden, ob das jeweilige Unternehmen für die Ausschreibung grundsätzlich in Frage kommt. Vor der Angebotsabgabe sollten die formalen und materiellen Anforderungen in den Vergabeunterlagen genauestens studiert werden, bevor Zeit und Ressourcen auf die Angebotserstellung verwendet werden.

Bei der Angebotserstellung ist es enorm wichtig, alle vorgegebenen formalen Kriterien akribisch einzuhalten. Nur so besteht überhaupt eine Chance, bei der Eignungsprüfung der Vergabe überhaupt berücksichtigt zu werden und nicht schon bei der formellen Angebotsprüfung auszuscheiden.
Alle von der Vergabestelle angeforderten Unterlagen, Referenzen, Nachweise und Erklärungen müssen dem Angebot beigefügt werden. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass die Leistungsbeschreibung und die konkreten Preise exakt aufgeführt werden.

Die finale Abgabe des Angebots muss zwingend auf dem geforderten Wege erfolgen. Zuvor ist es zudem unabdingbar, dass das Angebot handschriftlich unterschrieben oder digital signiert werden muss. Je nachdem, welche Signaturwege in der Ausschreibung gefordert sind. Selbstverständlich müssen die genauen Fristen bei der Angebotsabgabe beachtet und eingehalten werden.

Tipp: Bei der Abgabe eines Angebots ist eine gute Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg. Dabei sollten nicht nur der öffentliche Auftraggeber, sondern auch die Stärken und Schwächen der Mitbewerber im Auge behalten werden.

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