Digitale Arbeitszeiterfassung – ist sie verpflichtend?

In DeutschlandDeutschland liegt im Herzen Europas und ist mit über 84 Millionen Einwohnern das bevölkerungsreichste Land der EU. Die Hauptstadt Berlin ist ein Zentrum für Kultur und Politik. Als führende Industrienation ist Deutschland weltweit für Automobilbau und Maschinenbau bekannt. Geografisch reicht es von der Nord- und Ostsee bis zu den Alpen. dürfen Arbeitnehmer bis zu acht Stunden und in Ausnahmefällen bis zu zehn Stunden am Tag arbeiten. Diese Arbeitszeiten müssen mittlerweile für die meisten Mitarbeiter akribisch erfasst werden. Während früher auch die Vertrauensarbeitszeit ohne Kontrolle möglich war, ist jetzt ein zuverlässiges System zur Zeiterfassung notwendig. Arbeitgeber können besonders von einer digitalen Lösung profitieren. Außerdem ist davon auszugehen, dass die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ohnehin kommen wird.

Ist die Arbeitszeiterfassung auch in Deutschland Pflicht?

Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) beschlossen, dass eine objektive und zuverlässige Arbeitszeiterfassung in den Mitgliedsstaaten vorgenommen werden muss. Lange Zeit war nicht klar, ob diese Regelung auch in Deutschland gilt. Inzwischen hat aber das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit seinem Urteil vom 13. September 2022 klar entschieden, dass deutsche Arbeitgeber dieser Pflicht nachkommen müssen. Dementsprechend müssen die folgenden Daten erfasst werden:

• Beginn der Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit

Allerdings gibt es bisher noch kein Gesetz, das die näheren Rahmenbedingungen oder die Konsequenzen bei Zuwiderhandlung regelt. Auch die Form der Arbeitszeiterfassung bleibt vorläufig den Unternehmen überlassen. Bisher werden also sowohl handschriftliche als auch elektronische Arbeitszeiterfassungssysteme akzeptiert.

Wie lange müssen die Nachweise zur Arbeitszeiterfassung aufbewahrt werden?

Bei der Aufbewahrung der Nachweise zur Arbeitszeiterfassung müssen sich Arbeitgeber streng an die Datenschutzverordnung halten. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten nur zweckgebunden und nur so lange wie notwendig aufbewahrt werden dürfen. Anschließend müssen sie gelöscht werden. Das Arbeitszeitgesetz sieht eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren vor. Für diesen Zeitraum dürfen die Daten also zweckgebunden gespeichert werden. Falls die Aufzeichnungen steuerlich relevant sind, kann sich der Aufbewahrungszeitraum deutlich verlängern. Bis zu zehn Jahre sind dann möglich.

Kommt die Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat 2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Wenn dieser in der vorgeschlagenen Form umgesetzt wird, werden die Regeln in Zukunft noch strenger werden.

• Der Entwurf sieht die elektronische Arbeitszeiterfassung, etwa in Form einer App oder Software, vor. Auch Tabellenkalkulationsprogramme sollen akzeptiert werden.
• Das nachträgliche Digitalisieren von handschriftlichen Aufzeichnungen wird hingegen nicht gestattet sein.
• Die Arbeitszeit muss tagesaktuell aufgezeichnet werden. Die Eintragung über den Beginn, Dauer und Ende der Arbeit muss also an dem Tag erfolgen, an dem die Arbeit geleistet wurde.
• Ausgenommen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung sollen Betriebe mit nicht mehr als zehn Mitarbeitern sein.

Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung?

Die digitale oder elektronische Zeiterfassung kann auf verschiedene Arten erfolgen. Denkbar ist zum Beispiel ein Terminal, an dem sich die Mitarbeiter mithilfe eines Chips oder per Fingerabdruck in das System einloggen. Am Ende des Arbeitstages loggen sie sich wieder aus und die Arbeitszeit wird sekundengenau erfasst.

Eine andere Option stellen Apps dar. Die Mitarbeiter können diese auf ihrem Smartphone installieren und die Arbeitszeit von überall aus erfassen. Das ist zum Beispiel für Angestellte, die teilweise im Homeoffice arbeiten, von großem Vorteil. Auch wer auf Geschäftsreise ist und die Zugfahrt nutzt, um dort eine Präsentation vorzubereiten, kann sich über eine solche App ordnungsgemäß in das System einloggen.

Mitarbeiter, die einen festen Arbeitsplatz im Unternehmen haben, können sich auch über den PC zur Arbeit melden. Eine Möglichkeit ist es, den Anbieter der Zeiterfassungssoftware aufzurufen und sich dort einzustempeln. Welche Variante am besten geeignet ist, kann also von Mitarbeiter zu Mitarbeiter sehr verschieden sein.

Was sind die Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung?

Die elektronische Arbeitszeiterfassung ist sehr genau und verringert das Risiko von Fehlern. Durch das digitale Stempeln oder das Einloggen am Arbeits-PC zeichnet ein Programm automatisch die Arbeitszeiten auf. Es kommt also nicht so schnell zu Rechenfehlern. Außerdem bieten elektronische Programme viele weitere Funktionen.

Beispielsweise können die Software-Lösungen den Arbeitgeber darauf aufmerksam machen, wenn ein Arbeitnehmer besonders häufig Überstunden leistet und ihn infolgedessen daran erinnern, dass er sie zeitnah ausgleichen muss. Gleichzeitig lässt sich eine Software zur Arbeitszeiterfassung häufig auch verwenden, um die Personalverfügbarkeit zu überprüfen, Fehlzeiten zu verwalten und Engpässe frühzeitig vorherzusehen.

Überdies bietet die digitale Zeiterfassung alle Vorteile, die auch eine schriftliche Form der Arbeitszeiterfassung mitbringt. Die Mitarbeiter machen weniger Überstunden, sind dadurch ausgeglichener und fühlen sich nicht ausgenutzt. Das kommt wiederum dem Arbeitgeber zugute, denn wenn sich die Mitarbeiter wohler fühlen und nicht überarbeiten, fallen Sie in der Regel seltener gesundheitsbedingt aus.

Achtung: Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, müssen Sie diesen vor der Einführung eines elektronischen Systems zur Arbeitszeiterfassung konsultieren. Er sollte unbedingt in die Planung einbezogen werden.

Schon jetzt auf die digitale Arbeitszeiterfassung umsteigen

Auch wenn es bisher noch keine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung gibt, sollten Unternehmen nicht auf die zahlreichen Vorteile verzichten, die damit einhergehen. Mit einer entsprechenden Software können Sie außerdem der bisher geltenden allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ohne Formvorschrift nachkommen und deren Einhaltung auch in Zukunft nachweisen.

Da der Referentenentwurf des BMAS vermuten lässt, dass bald ohnehin eine digitale Form der Zeiterfassung notwendig wird, können Unternehmen sich mit dem passenden System schon jetzt darauf vorbereiten und zugleich ihre eigenen internen Prozesse effizienter gestalten sowie für mehr Transparenz bei der Arbeitszeiterfassung sorgen.

Bildquelle: depositphotos.com