Kündigungsgespräch richtig vorbereiten und führen

Arbeitgeber stehen gelegentlich vor der Aufgabe, sich von einem Mitarbeiter zu trennen. Unabhängig davon, welche Gründe dahinterstecken, ist ein Mitarbeitergespräch und das Kündigungsgespräch oft für beide Seiten unangenehm. Deswegen ist es umso wichtiger, sich entsprechend darauf vorzubereiten. Arbeitgeber sollten einen kühlen Kopf bewahren und bestimmt aber auch mit viel Feingefühl und Verständnis an die Sache herangehen. Außerdem kommt es auf eine gute Vorbereitung an.

Wer sollte das Kündigungsgespräch führen?

Im Optimalfall wird die Kündigung durch den Arbeitgeber oder eine direkt übergeordnete Führungskraft ausgesprochen. Das zeigt trotz der unangenehmen Situation Respekt und ist außerdem wichtig für das Image als Arbeitgeber. In den meisten Betrieben sprechen die Kollegen nämlich miteinander und tauschen sich eventuell auch nach der Kündigung noch aus. Es sollte also auf keinen Fall so wirken, als würde ein Arbeitnehmer einfach durch eine externe unbeteiligte Person abgeschoben werden.

Wie sollte das Kündigungsgespräch vorbereitet werden?

Ein Arbeitgeber sollte nie unvorbereitet in das Kündigungsgespräch gehen. Gegebenenfalls ist vorher eine Beratung durch einen Anwalt notwendig. Das ist vor allem dann der Fall, wenn sich der Arbeitgeber nicht sicher ist, ob die Kündigung rechtlich haltbar ist. Außerdem sollten vorab diese Fragen geklärt werden:

Aus welchem Grund wird die Kündigung ausgesprochen? Möglich ist zum Beispiel eine verhaltens- oder eine betriebsbedingte Kündigung.
Soll der Mitarbeiter bis zum Ende der Kündigungsfrist weiterarbeiten? Ist eventuell eine Freistellung sinnvoll? Letzteres kann bei verhaltensbedingten Kündigungen der Fall sein.
Gibt es noch Resturlaub? Der Arbeitnehmer kann dazu aufgefordert werden, den Resturlaub zu nehmen. Alternativ kann er auch ausgezahlt werden.

Wenn zu erwarten ist, dass das Gespräch unerfreulich abläuft und Ausfälle oder Wutausbrüche seitens des Mitarbeiters zu erwarten sind, sollte der Arbeitgeber am besten einen erfahrenen Anwalt zu dem Gespräch hinzubitten. Auch ein Trennungsberater kann vermittelnd eingreifen.

Wo sollte das Kündigungsgespräch stattfinden?

Ein Kündigungsgespräch sollte ohne Störungen von außen stattfinden können. Ein separater Raum, der von außen nicht einsehbar ist, eignet sich am besten. Dafür bietet sich zum Beispiel das Büro der Führungskraft an. Beide sollten bequem sitzen können. Ein Kündigungsgespräch zwischen Tür und Angel oder direkt in der Produktionshalle ist hingegen keine gute Idee.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Darüber hinaus ist es wichtig, den passenden Zeitpunkt zu finden. Am besten wird das Gespräch auf den Anfang der Woche gelegt. Damit geben Arbeitgeber ihrem Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich juristischen Beistand einzuholen und sich beraten zu lassen, was ihm aus Gründen der Fairness ermöglicht werden sollte. Arbeitgeber, die ihre Kündigung vorher juristisch abgeklärt haben, müssen hier in der Regel nichts befürchten. Das Gespräch sollte also nicht an einem Freitag oder kurz vor dem Urlaub des betroffenen Mitarbeiters stattfinden. So hat der Arbeitnehmer außerdem die Möglichkeit, zeitnah um ein Folgegespräch zu bitten, im Rahmen dessen er aufgekommene Fragen stellen kann. Gegebenenfalls müssen weitere Sachverhalte geklärt werden, die im Kündigungsgespräch nicht zur Sprache gekommen sind.

Wie sollte das Kündigungsgespräch ablaufen?

Langer Smalltalk oder Gespräche über andere Sachverhalte haben im Kündigungsgespräch keinen Platz. Stattdessen sollte der Arbeitgeber schnell auf das eigentliche Thema zu sprechen kommen. Ein Kündigungsgespräch könnte also in etwa so ablaufen:

Einleitung: Eine kurze Begrüßung genügt bereits.
Kündigung: Anschließend wird sofort die Kündigung ausgesprochen, damit der Arbeitnehmer nicht unnötig auf die Folter gespannt wird. Hierbei sind klare Formulierungen ohne Konjunktive angebracht.
Erläuterung: Natürlich sollten auch die Beweggründe für die Kündigung genannt werden. Sofern es sich um eine verhaltensbedingte Kündigung handelt, können diese sehr individuell sein. Wenn eine betriebsbedingte Kündigung vorliegt, bietet es sich an, dem Mitarbeiter zu erklären, warum es ihn getroffen hat. Manchmal sind das ganz simple Gründe wie zum Beispiel weniger Betriebsjahre als die anderen Angestellten.
Details besprechen: Wenn das Gespräch gut gelaufen ist und der Mitarbeiter noch in der Lage dazu ist, können jetzt die Formalitäten geklärt werden. Hierbei kann es um das exakte Kündigungsdatum oder um Themen wie Freistellung und Resturlaub gehen.

Einigungen, die im Rahmen des Kündigungsgespräches oder danach zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer zustande gekommen sind, sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden, sodass es später nicht doch zu Unstimmigkeiten kommt.

Wie ist mit emotionalen Reaktionen umzugehen?

Arbeitgeber sollten sich bewusst sein, dass es im Rahmen eines Kündigungsgesprächs zu emotionalen Reaktionen des Mitarbeiters kommen kann. Manche Personen fangen an zu weinen, andere verstummen komplett oder werden wütend. Solche Verhaltensweisen sind nur natürlich und sollten mit möglichst viel Empathie aufgefangen werden. Dabei geht es nicht darum, Mitleid zu zeigen oder den Betroffenen zu trösten. Anteilnahme und Verständnis sind hier besser am Platz.

Wie lange sollte das Kündigungsgespräch dauern?

Ein Kündigungsgespräch sollte nicht zu viel Zeit einnehmen, schließlich geht es nicht darum, über die Kündigung zu diskutieren, sondern sie auszusprechen. Mehr als 15 Minuten sollte das Gespräch also in der Regel nicht dauern. Arbeitgeber sollten dennoch ein wenig mehr Zeit einplanen, da es durchaus vorkommt, dass der Arbeitnehmer einige Fragen hat. Vielleicht ist seine emotionale Reaktion auch so heftig, dass er ein paar Minuten braucht, um wieder zur Fassung zu kommen.