Mitarbeitergespräch in der Praxis: So klappt es bestimmt!

Damit Mitarbeitergespräche erfolgreich sind , müssen sie gut geplant werden. Dafür gibt es Regeln, die schon vielen Führungskräften geholfen haben. Worauf zu achten ist, wie man vorgehen sollte, und was auf keinen Fall passieren darf: Dieser Text erklärt es!

Oft gelten Mitarbeitergespräche als unangenehm. Doch das stimmt nicht immer: Auf die Vorbereitung kommt es an! Wer sich dafür genug Zeit nimmt, kann von jedem dieser Treffen maximal profitieren. Nachweislich bessert sich durch regelmäßige Unter-Vier-Augen-Gespräche die Stimmung im Team. Voraussetzung ist, die Leitungskraft weiß, was sie tut. Worauf man dabei achten sollte, erklärt dieser Text.

Was zählt alles zum Mitarbeitergespräch?

Mitarbeitergespräche sind etwas Besonderes. Zwar finden sie regelmäßig statt, jedenfalls sollte es so sein. Doch die Ziele sind ganz andere als etwa bei der täglichen Arbeitsbesprechung. Zudem erfolgen sie immer unter vier Augen. Nur so wird es möglich sein, wirklich offen zu reden. Und Offenheit braucht es, damit das Gespräch überhaupt etwas bringt.

Das sind die Merkmale:

+ Das Gespräch hat einen Anlass.
+ Es findet regelmäßig statt.
+ Es ist vertraulich, weil es unter vier Augen erfolgt.
+ Es hat ein Ziel.

Dabei werden Feedbackgespräche immer üblicher: Bei mehr als vierzig Prozent aller Unternehmen sind sie bereits fester Bestandteil der Unternehmenskultur (1). Nach dem Turnus ihrer Durchführung nennt man sie auch Jahresgespräch.

Es gibt aber noch viel mehr Möglichkeiten, bei denen ein klärendes Gespräch zwischen Chef und Mitarbeiter nützlich ist. Dazu zählt nicht nur die Kündigung. Ein weiterer Anlass kann etwa die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach langer Krankheit sein.

Um echtes Vertrauen aufzubauen, braucht es hier Leitungsqualitäten um Fehler im Mitarbeitergespräch zu vermeiden . Dazu zählt vorausschauendes Handeln entsprechend der Ziele, aber auch Kompetenzen beim Gespräch selbst. Es gibt sogar Tabus, die beachtet werden sollten. Andernfalls droht das Gespräch zu scheitern – was nicht nur schade wäre, sondern eine Verschwendung wertvoller Ressourcen.

Den Sinn von Mitarbeitergesprächen erkennen heißt, das Team voranbringen

Gute Gespräche sind nicht nur nützlich, um herauszufinden, wo etwas nicht klappt. Sie können den Mitarbeiter auch ganz neu motivieren. Die Zeit sollte sich jeder Chef nehmen, gerade wenn er viel zu tun hat. Denn es lohnt sich, sofern danach das Team reibungsloser zusammenarbeitet. Dann bleibt mehr Zeit für andere, wichtige Dinge!

+ Arbeitsatmosphäre verbessern
+ Motivation fördern
+ Unterstützung des Teams bei allen Fragen rund um die Arbeit.

Was wohl immer klar ist: das Ziel einer solchen Unterredung. Weniger klar ist oft, wie man dahin gelangt. Dabei ist es ganz einfach, wenn man sich die einzelnen Phasen eines solchen Gesprächs vor Augen führt. Egal, aus welchem Anlass, stets werden sie diesem Muster folgen.

Die Phasen des Mitarbeitergesprächs:

+++ Einleitung, Begrüßung: Ziele des Treffens näher erläutern. Zeitvorgabe erklären. Worum wird es gehen und was soll erreicht werden?
+++ Inhaltsphase 1 = richtiges Feedback geben , Erfolge beim Mitarbeiter hervorheben. Dem Mitarbeiter Gelegenheit geben, sich zu äußern.
+++ Inhaltsphase 2 = In die Zukunft blicken. Wo lässt sich etwas verbessern? Konkret werden! Pläne erstellen, die sich überprüfen lassen. Unterstützung anbieten.
+++ Abschluss, Verabschiedung. Unterschriften unter das Protokoll setzen, um Verbindlichkeit zu schaffen.

Was ist dabei wichtig?

Start und Ende sollten positiv gehalten sein

Wer gleich mit Vorwürfen beginnt, erreicht, dass sein Gegenüber "dichtmacht". Die eigene Offenheit wird sich auszahlen, denn normalerweise "spiegeln" die Gesprächspartner ihr Gegenüber.

Was schriftlich festgehalten wird, ist verbindlicher

Hilfreich ist immer ein Gesprächsprotokoll, das die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenfasst. Damit lässt sich auch prüfen, was das Gespräch tatsächlich gebracht hat.

"Gespräch" heißt, dass beide mitwirken

Niemand sollte dabei Monologe halten, auch die Führungskraft nicht. Bewährt hat sich jedoch, den Mitarbeiter mehr reden zu lassen. Er sollte bis zu siebzig Prozent des Gesprächs für sich in Anspruch nehmen dürfen. Der Führungskraft bleiben dann 30 Prozent.

Die Führung behalten!

Dennoch sollte keine Leitungskraft die Gesprächsführung komplett abgeben. Sonst droht das Gespräch aus dem Ruder zu laufen, was vermutlich den Zeitplan sprengt. Wer sich hier unsicher fühlt, sollte entsprechende Fragen vorbereiten. Ein paar Beispiele:

"Wie kann ich Sie bei … bestmöglich unterstützen?"
"Wenn Sie an … denken, was liegt Ihnen besonders am Herzen?"
"Was sollten wir / können Sie bei diesem Projekt in Zukunft besser machen?"

Den Gesprächspartner aus der Reserve locken.

Nicht nur bei ruhigen Menschen haben sich gezielte Fragen bewährt. So lässt sich auch erfragen, was eventuell noch unter der Oberfläche schwelt. Gibt es Dinge, die noch unausgesprochen blieben? Wer die nicht beizeiten klärt, wird permanent Spannungen im Team haben. Mit der Zeit kann dies zu Mobbing und weiteren Störungen führen!

Wie sich eine offene Atmosphäre erzeugen lässt?

Mehr als drei Viertel unserer Kommunikation laufen nonverbal. Was wir laut aussprechen, ist somit nur ein Teil der Botschaft. Jeder gute Gesprächsleiter beachtet dies und strahlt seine Botschaften auch aus.

So lässt sich eine positive, offene Ausstrahlung erreichen;

+ Körpersprache: Haltung, Gestik und Mimik drücken Wohlwollen und Offenheit aus.
+ weitere Signale: dem anderen in die Augen sehen! Klar und deutlich sprechen. Den anderen ausreden lassen.
+ Fragestellungen: kurze, direkte Fragen. Offene Fragen sind solche, die mit Fragewörtern beginnen, also was, wer, wie, warum. Geschlossene Fragen hingegen lassen dem Gesprächspartner nur die Wahl zwischen ja und nein. Wenig sinnvoll, wenn der Mitarbeiter frei reden soll!

Die Nachbereitung gehört zum Gespräch

Ein Mitarbeitergespräch zu führen , lässt sich lernen. Dazu braucht es allerdings die Nachbereitung. Sonst wird sich im Lauf des Jahres einiges verlieren, was positiv begann. Selbst die Kontrolle der Vereinbarungen wird ohne Nachbereitung deutlich schwerer. Dabei zählt zur Nachbereitung nicht das Gesprächsprotokoll, schließlich ist es Teil des Gesprächs!

Am Anfang steht eine gründliche Analyse: Wurden die Ziele des Gesprächs erreicht? Falls nein, woran lag es? Sehr wichtig ist es auch, die eigene Motivation zu fördern. Auch Führungskräfte sollten sich klarmachen, was sie gut gemeistert haben. Dies schließt Kritik nicht aus, was beim nächsten Mal besser laufen kann.

Notizen sind dabei überaus hilfreich. Mithilfe solcher Notizen bleibt auch immer die Möglichkeit, rasch einzugreifen, wenn sich die Dinge anders als geplant entwickeln. Man kann dann auch dem Mitarbeiter zeitnah Unterstützung anbieten.

Tipps und Hinweise für die Praxis:

Ziele erklären und frühzeitig die Einladungen verschicken.

Fair ist es, den Mitarbeiter in Kenntnis zu setzen, worum es im Gespräch gehen wird. Dann ist auch ihm eine gute Vorbereitung möglich. Das ist nicht nur zielführend, sondern auch effektiv, weil es das Gespräch abkürzen wird. Aus demselben Grund ist es wichtig, Einladungen frühzeitig zu versenden.

Ist ein solches Gespräch wirklich nötig?

Feedbackgespräche sollten auch dann stattfinden, wenn es scheinbar keine konkreten Probleme gibt. Selbst wenn das wirklich so sein sollte, lässt sich mit derartigen Methoden die Motivation der Mitarbeiter steigern.

Was geht gar nicht:

– Eine mangelnde Vorbereitung: Das Gespräch ufert aus, man kommt nicht zusammen und am Ende haben sich beide Seiten nur gequält.
– Schlechte Laune zeigen: Selbst wenn das der Fall sein sollte, muss der Mitarbeiter davon nichts merken. Einem schlechtgelaunten Chef wird er sich kaum anvertrauen.
– Eine nachlässige Gesprächsführung: Wer den Mitarbeiter Tempo und Themen bestimmen lässt, wird nicht zum Ziel kommen.

Kann die Führungskraft ein Gespräch verweigern?

Nein. Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf Anhörung und Erörterung. Die Voraussetzung: Es geht um Berufliches und der Mitarbeiter ist direkt davon betroffen. Festgehalten ist dies im § 82 Betriebsverfassungsgesetz (2).

Kann der Mitarbeiter das Gespräch verweigern?

Ebenfalls nein. Dies würde als Pflichtverstoß zählen, denn es gehört zur Arbeitstätigkeit (3)

Fazit Mitarbeitergespräch führen: Gut vorbereitet ist halb geführt!

Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind sinnvoll für Chef und Belegschaft. Dazu zählt jedoch mehr, als nur miteinander zu reden. Vor allem braucht es konkrete Ziele, die sich abstecken und kontrollieren lassen. Sie sollten beim Gespräch deutlich kommuniziert werden. So bringt das Gespräch beiden Seiten am meisten, denn es gewinnt an Effizienz. Nur dann ist die Zeit für ein solches Gespräch nicht verschwendet. Vielmehr hilft es dabei, das Team zu stärken und Mitarbeiter zu motivieren.

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