Sicherheitsrolle für den virtuellen Datenraum

Haben Sie recherchiert und nach einem virtuellen Datenraum gegoogelt? Ist es Software? Ist das etwas, das Sie kaufen müssen? Warum ist das? Sei nicht ängstlich. Mit diesem kurzen Rückblick versuchen wir, Ihre Fragen zu beantworten. Lassen Sie uns direkt hineinspringen.

IT erklärt: Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum, kurz VDR, ist ein Ort im Internet, an dem Benutzer Dokumente speichern und gemeinsam nutzen können.

Nach dem Gefühl des Begriffs könnte man denken, dass es sich um eine neue Sache im Zusammenhang mit Cloud Filesharing handelt, und obwohl dies tatsächlich der Fall sein mag, ist der Begriff „Datenraum" viel älter als der Cloud-Computing-Hype. Klicke hier , um mehr zu wissen!

Wer nutzt virtuellen Datenräume und warum?

Wofür nutzt man also einen virtuellen Datenraum? Sie können häufig Einzelpersonen und Unternehmen finden, die an E-Discovery, Fusionen und Übernahmen (M&A) und VC (Venture Capital) beteiligt sind, die virtuelle Datenräume verwenden, um alle ihre Daten und Dateien an einem Ort zur Anzeige, Archivierung und für rechtliche Interessen abzulegen, manche Leute nennen es auch das "Schnäppchenzimmer".

Außerdem werden virtuelle Datenräume auch häufig von Vorstandsmitgliedern großer Unternehmen genutzt, um in einer sicheren Umgebung zusammenzuarbeiten. All dies geschieht normalerweise nicht im selben Netzwerk, da die Parteien zu verschiedenen Unternehmen gehören.

Ein virtueller Datenraum kann als eine Art Extranet bezeichnet werden, ist also nicht öffentlich zugänglich und funktioniert nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens wie ein Intranet.

Virtuelle Datenräume werden hauptsächlich für Management und Compliance verwendet, nicht für eine bessere Zusammenarbeit der Benutzer. Zusammenarbeit im Team, Planungsstrategie für Bürogründungen, Cloud, Sitzungssaal, Produktivität, VDR, virtueller Datenraum, MNA, VC, Software, Sicherheitslösung.

Virtueller Datenraum vs. Dropbox und andere

Okay, sicher, aber warum nutzen wir nicht alle beliebte Cloud-Filesharing-Anbieter? Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, in der so etwas wie „Ich habe den Vertrag auf unser gemeinsames Dropbox-Laufwerk heruntergeladen" stand? Wir hoffen nicht.

Ein starkes Unterscheidungsmerkmal ist hier InfoSec und die allgemeine digitale Sicherheit, Verschlüsselung und Schutz mit einem vollständigen Audit-Trail. Die tatsächlichen Funktionen variieren natürlich je nachdem, für welchen Anbieter virtueller Datenräume Sie sich entscheiden und für welchen Plan Sie bezahlen. Hier sind einige Funktionen, die Sie sich vielleicht wünschen:

Datenverschlüsselung
Prüfprotokoll und Aktivitätsverfolgung
Management von digitalen Rechten

Zugangskontrolle
Online-Dokumentenbetrachter (im Browser)
Bulk-Upload, Drag-and-Drop

Wie viel Speicherplatz wird zum Speichern von Dateien benötigt
Nutzungsfunktionen, die zu Ihrem Anwendungsfall passen
Schutz vor externen Bedrohungen

5 Schlüsselaspekte bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums

Nach einer detaillierten Recherche nach den besten virtuellen Datenräumen für Ihre komplexen Transaktionsanforderungen besteht der nächste Schritt darin, die VDR-Funktionen anhand der folgenden Kriterien zu bewerten:

Secure Data Room

Achten Sie auf: „Vorschau"-Funktion zur Vermeidung unerwünschter Ansichten, mehrstufige Verifizierung, IP-beschränkter Benutzerzugriff, seitenweises Prüfprotokoll, ISO27001-, SOC2- und HIPAA-konform.

Fragen Sie: Wo befinden sich die Rechenzentren? Gibt es eine Möglichkeit der physischen Speicherung unter den Datenraumdiensten?

Bequemlichkeit

Suchen Sie nach: vielseitigen Bereitstellungslösungen, Datei-Uploads per Drag&Drop, einer intuitiven Benutzeroberfläche und umfassender Unterstützung von Dateiformaten.

Fragen Sie: Wie lange wird es dauern, virtuelle Datenräume einzurichten? Funktioniert der Online Datenraum Anbieter über Plugins? Wie hoch ist die Verfügbarkeitsgeschwindigkeit von VDR?

Unterstützung

Achten Sie auf: 24/7/365-Verfügbarkeit, kostenlosen Zugriff auf die VDR-Wissensdatenbank, mehrere Sprachen, einen einzigen Ansprechpartner und minimale Reaktionszeit.

Fragen Sie: Wer schult mein Team in der Nutzung des Datenraums und wie werden sie geschult? Wer wird während seiner gesamten Existenz regieren?

Einstellungen

Achten Sie auf: Einbindung von Markenlogo und Farbe, Anpassung der Benutzeroberfläche und Projektvorlagen.

Fragen Sie: Inwieweit kann ich einen virtuellen Data Room einrichten und welche Lösungen gibt es dafür? Ist es möglich, Daten von einem anderen VDR-Anbieter zu integrieren?

Preise.

Achten Sie auf: transparente und umfassende Service-Preispläne, Zahlungsmethoden, Festpreise und die Möglichkeit, ein individuelles Paket zu erstellen.

Fragen Sie: Beziehen sich die Gebühren auf die Anzahl der Gastzuschauer oder die Menge der Daten, die Kunden speichern? Kann ich den ursprünglich ausgewählten Plan upgraden oder downgraden?

Die besten Funktionen der Data Room Software

Denken Sie daran, wenn Sie versuchen herauszufinden, wie Sie den besten Datenraumanbieter für die Unternehmensanforderungen Ihres Unternehmens auswählen können.

API-Integration.

Die Neuorganisation der Benutzeroberfläche, um sie an die spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben Ihres Unternehmens anzupassen, ist eine Option, die in einigen der besten virtuellen Datenräume angeboten wird.

Bulk-Upload und -Download.

Das Hinzufügen und Entfernen von Dokumenten in großen Mengen kann viel Zeit sparen und die Verwendung von VDR viel effizienter machen.

Interaktive Werkzeuge.

Funktionen wie Umfragen, Live-Chats und Fragen und Antworten können jeden Datenraumprozess und die Art und Weise, wie Teams kommunizieren, organisieren, erheblich rationalisieren und verbessern.

Spezialisierte Schnittstellen.

Schnittstellenvorlagen für bestimmte Projekte.

Wer sind die besten Anbieter virtueller Datenräume?

Spezialisten in diesem Bereich würden Ihnen gerne Gesellschaft leisten, aber oft gibt es nicht die eine richtige Softwarelösung für alle. Abhängig von Ihrem Budget, Funktionsanforderungen, Data Room Due Diligence, Geschäftsanforderungen, gesetzlichen Anforderungen und Anforderungen Ihres Partners müssen Sie VDR-Lösungen und Anbieter digitaler Vereinbarungen gründlich recherchieren und vergleichen.

Sie unterstützen keines der oben genannten Punkte besonders, aber wenn Sie hier mit Ihrer Recherche beginnen möchten, empfehlen sie Ihnen, sich die folgenden Unternehmen und Produkte in alphabetischer Reihenfolge anzusehen:

BlackBerry-Arbeitsbereiche (WatchDox)
Sicherer Datenraum Brainloop
Virtueller Citrix ShareFile-Datenraum

Virtueller Datenraum von Drooms NXG
Virtueller Dataroom von Intralinks
Merrill DatasiteOne

Advantage Nasdaq-Vorstand
Ein softwaredefinierter Satz von Safe-T-Zugriffsprogrammen
Virtueller Datenraum von SecureDocs

Es gibt wahrscheinlich andere, die gut sind, aber diese sind ein guter Ausgangspunkt für Ihren Vergleich und Ihre Bewertung.

Es ist auch erwähnenswert, dass Sie nach "lokalen" Lieferanten suchen oder zumindest einen globalen Anbieter wählen sollten, der die rechtlichen Anforderungen aller an dem Geschäft beteiligten Länder und die relevanten Gesetze versteht.

Mehr zu dem Thema finden Sie auch auf: digitalisierungsrecht.eu